Inventura v obchodě – velký přehled

Inventura v obchodě: Důvody, frekvence, postup a tipy od profesionálů

Proč inventuru v obchodě, prodejně, skladu, celé síti vůbec dělat? A když na ni povinně přijde, tak jak často je optimální ji realizovat? V novém článku se dozvíte nejen to, ale i vám pro inventury v obchodě doporučíme ideální postup, nabídneme přehled, podle kterého se rozhodnout, kdy je na čase si na inventuru do firmy pozvat odborníky, a závěrem podělíme se i o pár šikovných tipů!

Proč vůbec inventuru v obchodě dělat? 

Inventura v obchodě je ze zákona povinná, kdy účetní jednotky (firmy) musí minimálně jednou ročně prokázat, že skutečný stav zásob odpovídá evidenci v jejich účetnictví. Tento legislativní požadavek je hlavním důvodem, proč ji provádět. Kromě toho ale přináší i praktické výhody:

Odhalení krádeží, ztrát a poškozeného zboží – fyzická inventura pomůže detekovat rozdíly mezi elektronickou evidencí a skutečností	Oprava možných chyb v systému – nesoulady mezi databází a reálným stavem zboží lze identifikovat a napravit zavčas
Plnění firemních cílů a přesnost účetnictví – pravidelné inventury zajišťují, že finanční výkazy odpovídají skutečnému majetku	Optimalizace skladového hospodářství – umožní lépe rozvrhnout umístění zboží a vyhnout se nadbytečným zásobám
Zefektivnění zásobovacího řetězce – zjistíte, kde v dodávku a na příjmu v řetězci dochází k chybám nebo třeba ke zpožděním	Analýza prodejnosti produktů – zjistíte, které zboží se neprodává a proč (lokace, marketing, viditelnost) a které chybí
Zlepšení zákaznické zkušenosti – optimalizace množství zboží, méně vyprodaných položek, jejich lepší dostupnost	Snížení nákladů na kapitál – minimalizace zbytečných zásob uvolňuje finanční prostředky pro jiné investice.

Díky pravidelné kontrole zboží tak společnost nejenže splní svou zákonnou povinnost, ale zároveň získá cenné informace pro své hospodaření, které může dále v byznysu zúročit.

Jak často inventuru v obchodě dělat?

Frekvence inventury závisí na velikosti obchodu, sortimentu i vnitřních procesech. Obecně platí, že čím větší obrat zboží a častější změny v zásobách, tím častěji je vhodné inventuru provádět. Dále je důležité zohledňovat výsledek roční inventury. U prodejen neboli poboček s horšími výsledky je vhodné provádět inventury častěji a zaměřit se na ochranu a manažment zásob a majetku.

• Roční inventura (minimální povinnost) – povinná ze zákona, slouží k uzavření účetního období a sladění skladových zásob s účetnictvím.
• Čtvrtletní inventura (či pololetní) – doporučená pro obchody s širším sortimentem, kde se snadno hromadí chyby, jelikož pomůže udržet přesnější přehled o zásobách. Vhodné pro obchody se špatnými výsledky roční inventury a pro prodejny se zhoršenými výsledky.
• Měsíční inventura – vhodná pro prodejny s vysokým obratem zboží, častými dodávkami a velkým rizikem ztrát (např. potraviny, drogerie).
• Cyklická inventura – průběžné kontroly konkrétních kategorií nebo regálů. Díky tomu není potřeba zastavit provoz, a přesto máte zásoby pod kontrolou.
• Parciální inventura – kontrola konkrétní části sortimentu (např. vybrané kategorie), která umožňuje odhalit nesrovnalosti bez zastavování celého provozu. Vhodné například u rizikového zboží a u zboží s vyšší cenovkou (pár rohlíků vs. pár velmi drahých šátků).
• Ad-hoc inventura – mimořádná kontrola při podezření na krádeže, systémové chyby, při změně vlastnických poměrů nebo při změně dodavatelů a procesů.

TIP: Obecně platí, že čím hodnotnější nebo rychleji se otáčející zboží prodáváte, tím častěji byste měli inventuru prodejny (inventuru zboží) do svého plánu zařadit.

Postup realizace inventury v obchodě

Aby inventura proběhla efektivně a s co nejmenším dopadem na běžný provoz obchodu, je dobré držet se jasného postupu. Osvědčené kroky jsou za nás následující:

1. Příprava inventury – stanovení termínu, zpracování všech pohybů zásob (příjemky, výdejky, transfery atd.), úklid prostor, uzavření či omezení prodeje, příprava formulářů či mobilních zařízení (čteček).
2. Rozdělení práce – sestavení týmů, přidělení konkrétních úseků nebo kategorií jednotlivým pracovníkům, proškolení na metodiku a způsob inventury a inventarizace.
3. Fyzické počítání – ruční přepočítání zboží přímo na prodejně či ve skladu, kontrola počtu kusů, balení či jednotek, označování již spočítaných položek k předcházení duplicit.
4. Porovnání s účetním stavem (investigace rozdílů) – zaznamenání výsledků do softwaru, porovnání skutečných stavů s evidencí, identifikace rozdílů (manko, přebytek, chybně vedené karty).
5. Vyhodnocení inventury – analýza výsledků, hledání příčin nesrovnalostí, návrh opatření pro omezení chyb, aktualizace skladového systému a příprava podkladů pro účetnictví.

Dobré vzít v potaz: Popis procesu inventury v obchodě výše ukazuje, že inventura není jen o samotném počítání, ale i o organizaci, prevenci chyb a rovněž o následném vyhodnocení.

Vlastní inventura vs. inventura od profesionálů

Obchodníci často stojí před rozhodnutím, zda inventuru zvládnout vlastními silami (se svými zaměstnanci), nebo ji raději svěřit specializované firmě. Oba přístupy mají své výhody a nevýhody – záleží na velikosti provozu, kapacitách zaměstnanců, požadavcích na přesnost a rychlost apod.

Faktor	Vlastní inventura (in-house)	Inventura od profesionálů
Náklady	✅ Nižší – využíváte zaměstnance	❌ Vyšší – platíte externí společnost
Čas	❌ Vyžaduje více času interního týmu	✅ Rychlejší průběh díky expertům
Přesnost	❌ Vyšší riziko chyb kvůli nezkušenosti	✅ Přesné díky expertům a technologii
Objektivita	❌ Riziko zkreslení zaměstnanci	✅ Nezávislost = nestranné výsledky
Termín	✅ Termín je plně pod vaší kontrolou	❌ Termíny závislé na dostupnosti firmy
Zatížení	❌ Nutnost vyčlenit interní pracovníky	✅ Minimální dopad na váš provoz
Reporting	❌ Omezený, často jen základní zápis	✅ Profesionální vč. návrhu opatření

Tabulka výše ukazuje, že vlastní inventura může být vhodná u menších obchodů, ale pro větší provozy nebo tam, kde se očekává max. přesnost a rychlost, se vyplatí profesionální řešení.

TIP: Chcete-li si raději inventuru realizovat vlastními pracovníky a zároveň ji mít přesnou a efektivní, nabízíme k tomu náš expertní software. A rádi vám zapůjčíme i čtečky aj. hardware.

Expertní tipy pro inventuru v obchodě

Inventura může být časově i organizačně náročná. Pokud ji ale dobře naplánujete a použijete osvědčené postupy, zvládnete ji rychleji, s menší chybovostí a bez zbytečného stresu.

• Připravte se předem – stanovte termín, připravte formuláře a čtečky, zajistěte organizaci 
• Používejte čtečky kódů – eliminují chyby, vše urychlí a usnadňují porovnání s databází
• Zastavte příjem a výdej zboží – během inventury u zboží neprovádějte žádné pohyby
• Rozdělte obchod na úseky – postupujte po zónách, abyste měli přehled, co je spočítané
• Zaměřte se na rizikové položky – dražší nebo často mizící zboží raději kontrolujte zvlášť
• Zajistěte klid na práci – eliminujte rušivé vlivy a zapojte jen vyčleněné zaměstnance
• Vyhodnoťte inventuru ihned – čerstvé výsledky totiž mají největší vypovídací hodnotu
• Pořadí počítání přizpůsobte – a to reálnému uskladnění a postupujte systematicky zleva doprava (nikdy neprovádějte inventuru v pořadí, jak jej máte v účetní evidenci nebo na předtištěných seznamech)
• Inventuru vždy provádějte jako slepou – tedy tak, aby inventurní pracovník předem nevěděl, k jakým počtům se má dopracovat.

A po jejím odbavení? Rovnou předejte závěry dále a ve firmě případně navažte potřebnými opatřeními, ať interní procesy zefektivníte a zoptimalizujete bez zbytečného prodlení.

Potřebujete s inventurou pomoct? Jsme tu pro vásV nabídce máme inventury na klíč, konkrétně inventuru zboží či inventuru majetku. A jsme vám k ruce i jen pokud potřebujeme konzultaci inventury nebo až poté provést audit inventury. Více v přehledu inventurních služeb.