Inventura a understanding proces

CO JE U INVENTURY UNDERSTANDING PROCES A PROČ JE AŽ TAK DŮLEŽITÝ?

Určitě jste už někdy zažili situaci, kdy jste kupovali auto, kuchyň nebo třeba i jen něco banálního, jako je mobilní telefon. Jistě vás prodejce zahrnul dotazy, například jaký máte rozpočet, jaký je váš životní styl, jaké parametry očekáváte atd. Je to z jednoho prostého důvodu – každý prodejce vás chce pochopit (nebo by chtít měl), vaše potřeby a přání, aby vám nabídnout, co nejvhodnější produkt či službu. Jedině tak totiž dostanete v mezích možností to, po čem skutečně toužíte, a tak z prodejny či od PC odejdete spokojeni. A třeba se k takovému prodejci zase někdy vrátíte…A úplně stejně tato situace sedí na inventurní služby. Pokud má společnost připravující nabídku svých služeb o zákazníka upřímný zájem, tak vás tento understanding proces čeká.

Jaké jsou u inventury cíle understanding procesu?

V základu by to měly být otázky, které směřují k pochopení následujících věcí:

• Jaké potřeby a očekávání od inventury máte?
• Jaká specifika jako zákazník máte (vaše firma)? 
• Jak má vypadat výsledek, výstup inventury?
• Jak dál budete s výstupem inventury pracovat?

Teprve po zodpovězení těchto otázek může agentura nabízející inventury na klíč navrhnout optimální inventurní proces a zpracovat cenovou nabídku, která bude výhodná pro obě strany. Právě proto je u inventury celý tento úvodní proces, understanding proces, tak důležitý.

Dotazy v rámci understanding procesu inventury

Jedno zda jde o inventuru zboží či inventuru majetku, otázky se nám logicky vždy opakují.

1/ V jakém termínu má inventura na klíč proběhnout? 

Inventury se standardně plánují dlouho předem. S oblibou říkáme, že inventura může být realizována 2 způsoby. Buď rychle nebo dobře.

Pokud si uvědomíme, že je potřeba i u inventury projít understanding proces, zpracovat cenovou nabídku, domluvit časový plán, připravit smlouvu, připravit a prověřit kompatibilitu dat na obou stranách, naplánovat inventurní pracovníky a náhodou se podaří „trefit“ termín, který nekoliduje s jinými, předem domluvenými inventurami, tak je to minimálně jeden měsíc. V průměru však je potřeba počítat od prvotního oslovení po realizaci inventury 3 měsíce.

Tip pro všechny, kdo ohledně inventury plánují oslovit externí společnost za účelem její realizace: Neotálejte se zadáním inventury a rozhodně neodkládejte nic na poslední chvíli.

2/ Jaké jsou provozní možnosti na realizaci inventury?

Naším standardem je maximálně zákazníkovi vyjít vstříc a neomezit jeho provoz. Typicky inventura zboží v maloobchodě bývá realizována v nočních hodinách, inventura majetku nově otevíraného developerského projektu před zahájením ostrého provozu či inventura výrobního podniku v době celozávodní dovolené nebo v době nižší sezóny.

3/ Co je předmětem inventury na klíč?

Nejčastěji to bývá inventura zboží v maloobchodě, inventura majetku nebo inventura oběžného majetku. Záleží na potřebách dané firmy.

Zejména u inventury majetku je potřeba její předmět co možná nejdetailněji vydefinovat. Je to z důvodu povahy majetku a legislativy kdy není jednoznačně stanovena spodní hranice obstarávací ceny drobného majetku. Bude to jenom inventura kancelářského nábytku? Bude to i inventura IT vybavení? Budou předmětem inventury i dopravní prostředky? Bude součástí zakázky inventura nehmotného majetku?

4/ Je předmět inventury viditelně označen identifikátorem?

Klasická inventura zboží nebo zásob na klíč probíhá pomocí inventurního softwaru. V našem případě se jedná o software LISW a dále pak pomocí hardware vybavení, ve kterém je tento inventurní software nainstalován. Typicky jsou to čtečky kódů. 

K tomu, aby bylo možné inventuru na klíč pomocí inventurního softwaru a hardwaru realizovat, je nutné, aby byl předmět inventury označen jedinečným identifikátorem – může jít o čárový kód, QR kód, číslo karty majetku, číslo skladové karty nebo RFID kód. Teprve pak až může proběhnout tzv. sběr dat pomocí čtečky.

Inventura majetku je v oblasti jeho označení jedinečným identifikátorem specifická. Pokud je majetek označen, tak proces sběru dat probíhá stejně jako u zboží nebo materiálu. Pokud tomu tak není, pak je nutno samotnou inventuru spojit s výrobou a tiskem štítků majetku, kterými majetek označíme a každá další taková inventura bude pak už rychlejší, jednodušší a levnější.

5/ V jakém formátu očekáváte výstup z realizované inventury?

Kromě protokolu o provedení inventury nebo inventarizačního zápisu zákazník standardně potřebuje data i v elektronické podobě. Tato data slouží k importu do informačního systému zákazníka. Dnešním trendem je tyto data „naloadovat“ de facto na jeden klik místo otrockého přepisování položku po položce. Proto, abychom byli schopni připravit a naprogramovat výstup z inventury v podobě, jakou zákazník požaduje, je potřeba propojit lidi na obou stranách (IT pracovníky), kteří si společně tento výstup z inventury otestují ještě před jejím zahájením.

6/ Jaký je počet jednotek předmětu inventury?

Pozor, jedná se o klíčovou otázku pro zpracování cenové nabídky, vymezení dostatečného časového okna na provedení inventury a naplánování dostatečného počtu pracovníků. Standardně pro optimální počet pracovníků a doby trvání inventury používáme historická data z podobných inventur, a to především data ohledně hodinového výkonu, resp. produktivity práce pracovníků. 

TIP: Mějte připravenou informaci ohledně počtu množství, které bude vámi poptané inventuře podléhat. Pokud přesnými daty nedisponujete, připravte si alespoň přibližný, hrubý odhad.

Další běžné dotazy u inventur v tomto procesu

• Jaký je způsob uskladnění zboží?
• Je zboží uskladněno ve výškách?
• Jaký je počet funkční VZV techniky dostupné pro inventuru?
• Kdo je kontaktní osoba jednající ve věcech provozních, právních a IT?
• Máte zájem o jednorázovou zakázku nebo se jedná o dlouhodobý kontrakt?
• Jak postupovat v případě nalezení poškozeného majetku nebo zboží?
• Jaké měrné jednotky interně používáte?
• Kdy je uzavírka výběrového řízení na provedení inventury na klíč?
• Jaký rozměr má mít inventární štítek majetku v případě jeho označení při inventuře?
• Jaký layout má mít inventární štítek majetku?
• Co vše má inventární štítek majetku obsahovat?

Nejčastější chyby u understanding procesu inventury

1/ Neposkytnutí pravdivých informací či poskytnutí nepřesných

Jedná se asi o nejzávažnější chybu, která může vést v lepším případě ke komplikacím v průběhu inventarizace a v krajním případě i k nedokončení inventury v rámci domluveného termínu. Je pochopitelné, že se jedná o choulostivé informace a někdy není vůle tyto informace poskytovat třetí straně.

2/ Nejednoznačné vydefinování podmínek výběrového řízení

Dostanete několik cenových nabídek, kdy každá bude zpracována jiným způsobem, a tak nebude možné tyto cenové nabídky na provedení inventury porovnat a vyhodnotit. Tedy která z nich je pro vás nejvýhodnější. Proto si pro firmy dle návodu  výše raději vše předem vydefinujte.

3/ Domněnky místo faktů

Nikdy raději nic nepředpokládejte. Skutečnosti, které na straně inventurní firmy můžou působit jako samozřejmé, tak pro jejich zákazníka samozřejmé nejsou. A to i v opačném případě kdy zákazník něco očekává ale není to ve vztahu k inventurní společnosti jasně pojmenováno. Pojmenujte si na před zahájením spolupráce základní pojmy a otestujte data.

4/ Nedostatečné nebo neúplné vydefinování rolí v průběhu inventury

Zde pak může docházet k „dohadování“ ohledně rolí, kompetencí a zodpovědností, a celkově tak ke zdržování v průběhu inventury mezi pracovníky zákazníka a poskytovatele inventurních služeb. Což pak pracovníky realizující inventuru bude akorát zdržovat, a tak i inventuru samotnou.

Dává vám náš přístup smysl? Poptejte inventuru u nás

Pokud ve své firmě zrovna inventuru plánujete a rádi byste ji z jakéhokoli důvodu outsourcovali u profesionální firmy poskytující takové služby, otázky výše vás navedou, jak tendr precizně zadat. Ovšem pokud vás oslovilo, jak inventury zboží či inventury majetku realizujeme v Leite, stačí nás kontaktovat přes nezávazný poptávkový formulář. A samozřejmě služeb poskytujeme daleko víc!