Proces zrozumienia Inventura

CZYM JEST PROCES ROZUMIENIA INWENTARYZACJI I DLACZEGO JEST ON TAK WAŻNY?

Na pewno doświadczyliście kiedyś sytuacji, w której kupowaliście samochód, kuchnię lub nawet coś tak banalnego jak telefon komórkowy. Z pewnością sprzedawca zasypywał was pytaniami, na przykład o wasz budżet, styl życia, oczekiwane parametry itp. Powód jest prosty – każdy sprzedawca chce (a przynajmniej powinien) zrozumieć wasze potrzeby i życzenia, aby zaoferować wam najbardziej odpowiedni produkt lub usługę. Tylko w ten sposób otrzymacie w miarę możliwości to, czego naprawdę pragniecie, i wyjdziecie z salonu lub od komputera zadowoleni. Być może kiedyś wrócą Państwo do takiego sprzedawcy… Dokładnie tak samo wygląda sytuacja w przypadku usług inwentaryzacyjnych. Jeśli firma przygotowująca ofertę swoich usług jest szczerze zainteresowana klientem, czeka Cię ten proces zrozumienia.

Jakie są cele procesu zrozumienia w przypadku inwentaryzacji?

Zasadniczo powinny to być pytania, które pomagają zrozumieć następujące kwestie:

• Jakie są Państwa potrzeby i oczekiwania związane z inwentaryzacją?
• Jakie są specyficzne cechy klienta (Twojej firmy)? 
• Jak powinien wyglądać wynik, wynik inwentaryzacji?
• Jak dalej pracować z wynikami inwentaryzacji?

Dopiero po udzieleniu odpowiedzi na te pytania agencja oferująca kompleksowe usługi inwentaryzacyjne może zaproponować optymalny proces inwentaryzacji i przygotować ofertę cenową, która będzie korzystna dla obu stron. Właśnie dlatego cały ten wstępny proces, proces zrozumienia, jest tak ważny w przypadku inwentaryzacji.

Pytania dotyczące procesu inwentaryzacji

Niezależnie od tego, czy chodzi o inwentaryzację towarów, czy inwentaryzację majątku, pytania logicznie się powtarzają.

1/ W jakim terminie ma się odbyć inwentaryzacja „pod klucz”?

Inwentaryzacje są zazwyczaj planowane z dużym wyprzedzeniem. Lubimy mawiać, że inwentaryzację można przeprowadzić na dwa sposoby. Albo szybko, albo dobrze.

Jeśli weźmiemy pod uwagę, że nawet w przypadku inwentaryzacji konieczne jest przejście przez proces zrozumienia, opracowanie oferty cenowej, uzgodnienie harmonogramu, przygotowanie umowy, przygotowanie i sprawdzenie zgodności danych po obu stronach, zaplanowanie pracy pracowników inwentaryzacyjnych i przypadkowe „trafienie” terminu, który nie koliduje z innymi, wcześniej uzgodnionymi inwentaryzacjami, zajmuje to co najmniej miesiąc. Średnio jednak należy liczyć się z tym, że od pierwszego kontaktu do realizacji inwentaryzacji mija 3 miesiące.

Wskazówka dla wszystkich, którzy planują zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji firmie zewnętrznej: nie zwlekajcie z jej zleceniem i zdecydowanie nie odkładajcie niczego na ostatnią chwilę.

2/ Jakie są możliwości operacyjne dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji?

Naszym standardem jest maksymalne dostosowanie się do potrzeb klienta i nieograniczanie jego działalności. Zazwyczaj inwentaryzacja towarów w handlu detalicznym odbywa się w godzinach nocnych, inwentaryzacja majątku nowo otwieranego projektu deweloperskiego przed rozpoczęciem pełnej eksploatacji lub inwentaryzacja zakładu produkcyjnego w okresie urlopu zakładowego lub w okresie poza sezonem.

3/ Co obejmuje inwentaryzacja „pod klucz”?

Najczęściej jest to inwentaryzacja towarów w handlu detalicznym, inwentaryzacja majątku lub inwentaryzacja majątku obrotowego. Zależy to od potrzeb danej firmy.

Szczególnie w przypadku inwentaryzacji majątku konieczne jest jak najdokładniejsze zdefiniowanie jej przedmiotu. Wynika to z charakteru majątku i przepisów prawnych, które nie określają jednoznacznie dolnej granicy ceny nabycia drobnego majątku. Czy będzie to tylko inwentaryzacja mebli biurowych? Czy będzie to również inwentaryzacja sprzętu IT? Czy przedmiotem inwentaryzacji będą również środki transportu? Czy część zamówienia będzie stanowić inwentaryzacja majątku niematerialnego?

4/ Czy przedmiot inwentaryzacji jest wyraźnie oznaczony identyfikatorem?

Klasyczna inwentaryzacja towarów lub zapasów na klucz odbywa się za pomocą oprogramowania inwentaryzacyjnego. W naszym przypadku jest to oprogramowanie LISW oraz sprzęt, na którym zainstalowano to oprogramowanie inwentaryzacyjne. Zazwyczaj są to czytniki kodów.

Aby można było przeprowadzić inwentaryzację „pod klucz” za pomocą oprogramowania i sprzętu inwentaryzacyjnego, konieczne jest, aby przedmiot inwentaryzacji był oznaczony unikalnym identyfikatorem – może to być kod kreskowy, kod QR, numer karty majątkowej, numer karty magazynowej lub kod RFID. Dopiero wtedy można przeprowadzić tzw. zbieranie danych za pomocą czytnika.

Inwentaryzacja majątku jest specyficzna w zakresie jego oznaczenia unikalnym identyfikatorem. Jeśli majątek jest oznaczony, proces gromadzenia danych przebiega tak samo jak w przypadku towarów lub materiałów. Jeśli tak nie jest, konieczne jest połączenie samej inwentaryzacji z produkcją i drukowaniem etykiet majątku, którymi oznaczamy majątek, a każda kolejna taka inwentaryzacja będzie wtedy szybsza, prostsza i tańsza.

5/ W jakim formacie oczekujesz wyników przeprowadzonej inwentaryzacji?

Oprócz protokołu z przeprowadzenia inwentaryzacji lub zapisu inwentaryzacyjnego klient standardowo potrzebuje danych również w formie elektronicznej. Dane te służą do importu do systemu informatycznego klienta. Obecnie panuje tendencja do „załadowania” tych danych jednym kliknięciem zamiast żmudnego przepisywania pozycji po pozycji. Abyśmy byli w stanie przygotować i zaprogramować wynik inwentaryzacji w formie wymaganej przez klienta, konieczne jest połączenie osób po obu stronach (pracowników IT), które wspólnie przetestują ten wynik inwentaryzacji jeszcze przed jej rozpoczęciem.

6/ Jaka jest liczba jednostek przedmiotu inwentaryzacji?

Uwaga, jest to kluczowa kwestia dla przygotowania oferty cenowej, określenia odpowiedniego czasu na przeprowadzenie inwentaryzacji i zaplanowania odpowiedniej liczby pracowników. Standardowo, aby uzyskać optymalną liczbę pracowników i czas trwania inwentaryzacji, korzystamy z danych historycznych z podobnych inwentaryzacji, a przede wszystkim z danych dotyczących wydajności godzinowej, czyli produktywności pracy pracowników. 

WSKAZÓWKA: Przygotuj informacje dotyczące ilości, które będą objęte zamawianą inwentaryzacją. Jeśli nie dysponujesz dokładnymi danymi, przygotuj przynajmniej przybliżone, zgrubne szacunki.

Inne często zadawane pytania dotyczące inwentaryzacji w tym procesie

• Jak wygląda sposób przechowywania towarów?
• Czy towary są przechowywane na wysokości?
• Ile jest sprawnych wózków widłowych dostępnych do inwentaryzacji?
• Kto jest osobą kontaktową w sprawach operacyjnych, prawnych i informatycznych?
• Czy są Państwo zainteresowani jednorazowym zleceniem, czy też długoterminowym kontraktem?
• Jak postępować w przypadku znalezienia uszkodzonego mienia lub towaru?
• Jakich jednostek miary używacie wewnętrznie?
• Kiedy kończy się przetarg na przeprowadzenie inwentaryzacji „pod klucz”?
• Jakie wymiary powinna mieć etykieta inwentaryzacyjna majątku w przypadku jego oznaczenia podczas inwentaryzacji?
• Jaki układ powinien mieć etykieta inwentaryzacyjna majątku?
• Co powinno zawierać etykieta inwentaryzacyjna majątku?

Najczęstsze błędy w procesie inwentaryzacji

1/ Nieudzielenie prawdziwych informacji lub udzielenie nieprawdziwych informacji

Jest to prawdopodobnie najpoważniejszy błąd, który w najlepszym przypadku może prowadzić do komplikacji podczas inwentaryzacji, a w skrajnym przypadku nawet do nieukończenia inwentaryzacji w uzgodnionym terminie. Jest zrozumiałe, że są to informacje wrażliwe i czasami nie ma chęci udostępniania ich osobom trzecim.

2/ Niejednoznaczne określenie warunków przetargu

Otrzymasz kilka ofert cenowych, z których każda będzie sporządzona w inny sposób, więc nie będzie można porównać i ocenić tych ofert cenowych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji. A więc która z nich jest dla Ciebie najkorzystniejsza. Dlatego zgodnie z powyższą instrukcją lepiej z góry wszystko zdefiniować dla firm.

3/ Domysły zamiast faktów

Nigdy nie zakładaj niczego z góry. Fakty, które dla firmy inwentaryzacyjnej mogą wydawać się oczywiste, nie są oczywiste dla jej klienta. Dotyczy to również sytuacji odwrotnej, gdy klient czegoś oczekuje, ale nie jest to jasno określone w stosunku do firmy inwentaryzacyjnej. Przed rozpoczęciem współpracy należy określić podstawowe pojęcia i przetestować dane.

4/ Niewystarczające lub niekompletne zdefiniowanie ról w trakcie inwentaryzacji

W tym przypadku może dojść do „sporów” dotyczących ról, kompetencji i obowiązków, a tym samym do ogólnych opóźnień w trakcie inwentaryzacji między pracownikami klienta a dostawcą usług inwentaryzacyjnych. To z kolei spowoduje opóźnienia w pracy pracowników przeprowadzających inwentaryzację, a tym samym w samej inwentaryzacji.

Czy nasze podejście ma dla Państwa sens? Zapytajcie o stan magazynowy w naszej firmie.

Jeśli planujesz inwentaryzację w swojej firmie i z jakiegokolwiek powodu chcesz ją zlecić profesjonalnej firmie świadczącej takie usługi, powyższe pytania pomogą Ci precyzyjnie sformułować zapytanie ofertowe. Jeśli jednak zainteresowało Cię to, w jaki sposób przeprowadzamy inwentaryzację towarów lub majątku w Leite, wystarczy skontaktować się z nami za pomocą niezobowiązującego formularza zapytania ofertowego. Oczywiście świadczymy znacznie więcej usług!