Inwentaryzacja w sklepie: Powody, częstotliwość, sposób postępowania i wskazówki od profesjonalistów
Dlaczego w ogóle robić inwentaryzację w sklepie, punkcie sprzedaży, magazynie, całej sieci? A kiedy jest obowiązkowa, to jak często optymalnie ją realizować? W nowym artykule dowiesz się nie tylko tego, ale także polecimy ci idealny sposób postępowania przy inwentaryzacji w sklepie, przedstawimy przegląd, według którego zdecydujesz, kiedy nadszedł czas, żeby zaprosić do firmy specjalistów od inwentaryzacji, a na koniec podzielimy się kilkoma przydatnymi wskazówkami!
Dlaczego w ogóle robić inwentaryzację w sklepie?
Inwentaryzacja w sklepie jest obowiązkowa z mocy prawa, kiedy jednostki księgowe (firmy) muszą przynajmniej raz w roku udowodnić, że rzeczywisty stan zapasów odpowiada ewidencji w ich księgowości. Ten wymóg prawny to
| Wykrycie kradzieży, strat i uszkodzonego towaru – fizyczna inwentaryzacja pomoże wykryć różnice między ewidencją elektroniczną a rzeczywistością | Naprawa możliwych błędów w systemie – niezgodności między bazą danych a rzeczywistym stanem towaru można zidentyfikować i naprawić na czas |
| Realizacja celów firmowych i dokładność księgowości – regularne inwentaryzacje zapewniają, że sprawozdania finansowe odpowiadają rzeczywistemu majątkowi | Optymalizacja gospodarki magazynowej – pozwoli lepiej rozplanować rozmieszczenie towaru i uniknąć nadmiernych zapasów |
| Usprawnienie łańcucha dostaw – dowiesz się, gdzie w dostawie i przy odbiorze w łańcuchu dochodzi do błędów lub opóźnień | Analiza sprzedawalności produktów – dowiesz się, które towary się nie sprzedają i dlaczego (lokalizacja, marketing, widoczność) oraz które brakuje |
| Poprawa doświadczenia klienta – optymalizacja ilości towaru, mniej wyprzedanych pozycji, ich lepsza dostępność | Obniżenie kosztów kapitału – minimalizacja niepotrzebnych zapasów uwalnia środki finansowe na inne inwestycje. |
Dzięki regularnej kontroli towaru firma nie tylko spełnia swój obowiązek prawny, ale jednocześnie uzyskuje cenne informacje dla swojego gospodarowania, które może dalej wykorzystać w biznesie.
Jak często robić inwentaryzację w sklepie?
Częstotliwość inwentaryzacji zależy od wielkości sklepu, asortymentu i procesów wewnętrznych. Ogólnie obowiązuje zasada, że im większy obrót towaru i częstsze zmiany w zapasach, tym częściej warto przeprowadzać inwentaryzację. Ponadto ważne jest uwzględnienie wyniku rocznej inwentaryzacji. W punktach sprzedaży czyli oddziałach z gorszymi wynikami warto przeprowadzać inwentaryzacje częściej i skupić się na ochronie oraz zarządzaniu zapasami i majątkiem.
- Inwentaryzacja roczna (minimalna powinność) – obowiązkowa z mocy prawa, służy do zamknięcia okresu księgowego i uzgodnienia zapasów magazynowych z księgowością.
- Inwentaryzacja kwartalna (czy półroczna) – zalecana dla sklepów z szerszym asortymentem, gdzie łatwo gromadzą się błędy, ponieważ pomoże utrzymać dokładniejszy przegląd zapasów. Odpowiednia dla sklepów ze słabymi wynikami rocznej inwentaryzacji i dla punktów sprzedaży z pogorszonymi wynikami.
- Inwentaryzacja miesięczna – odpowiednia dla punktów sprzedaży z wysokim obrotem towaru, częstymi dostawami i dużym ryzykiem strat (np. żywność, drogeria).
- Inwentaryzacja cykliczna – bieżące kontrole konkretnych kategorii lub regałów. Dzięki temu nie trzeba zatrzymywać działalności, a mimo to masz zapasy pod kontrolą.
- Inwentaryzacja częściowa – kontrola konkretnej części asortymentu (np. wybrane kategorie), która pozwala wykryć niezgodności bez zatrzymywania całej działalności. Odpowiednia na przykład przy ryzykownym towarze i przy towarze o wyższej cenie (kilka bułek vs. kilka bardzo drogich szalików).
- Inwentaryzacja ad-hoc – nadzwyczajna kontrola przy podejrzeniu kradzieży, błędów systemowych, przy zmianie stosunków własnościowych lub przy zmianie dostawców i procesów.
WSKAZÓWKA: Ogólnie obowiązuje zasada, że im cenniejszy lub szybciej rotujący towar sprzedajesz, tym częściej powinieneś uwzględnić inwentaryzację punktu sprzedaży (inwentaryzację towaru) w swoim planie.
Sposób postępowania przy realizacji inwentaryzacji w sklepie
Żeby inwentaryzacja przebiegła efektywnie i z jak najmniejszym wpływem na zwykłą działalność sklepu, dobrze jest trzymać się jasnego sposobu postępowania. Sprawdzone kroki to według nas następujące:
- Przygotowanie inwentaryzacji – ustalenie terminu, przetworzenie wszystkich ruchów zapasów (przyjęcia, wydania, transfery itp.), sprzątanie pomieszczeń, zamknięcie czy ograniczenie sprzedaży, przygotowanie formularzy czy urządzeń mobilnych (czytników).
- Podział pracy – utworzenie zespołów, przydzielenie konkretnych odcinków lub kategorii poszczególnym pracownikom, przeszkolenie w zakresie metodyki i sposobu inwentaryzacji.
- Fizyczne liczenie – ręczne przeliczenie towaru bezpośrednio w punkcie sprzedaży czy w magazynie, kontrola liczby sztuk, opakowań czy jednostek, oznaczanie już policzonych pozycji w celu uniknięcia duplikatów.
- Porównanie ze stanem księgowym (badanie różnic) – zapisanie wyników do oprogramowania, porównanie rzeczywistych stanów z ewidencją, identyfikacja różnic (niedobór, nadwyżka, błędnie prowadzone karty).
- Ocena inwentaryzacji – analiza wyników, szukanie przyczyn niezgodności, propozycja środków ograniczających błędy, aktualizacja systemu magazynowego i przygotowanie podkładów dla księgowości.
Dobrze wziąć pod uwagę: Opis procesu inwentaryzacji w sklepie powyżej pokazuje, że inwentaryzacja to nie tylko samo liczenie, ale też organizacja, zapobieganie błędom oraz następna ocena.
Własna inwentaryzacja vs. inwentaryzacja od profesjonalistów
Handlowcy często stoją przed decyzją, czy inwentaryzację opanować własnymi siłami (ze swoimi pracownikami), czy raczej powierzyć ją wyspecjalizowanej firmie. Oba podejścia mają swoje zalety i wady – zależy od wielkości działalności, możliwości pracowników, wymagań co do dokładności i szybkości itp.
| Czynnik | Własna inwentaryzacja (wewnętrzna) | Inwentaryzacja od profesjonalistów |
| Koszty | ✅ Niższe – wykorzystujesz pracowników | ❌ Wyższe – płacisz zewnętrznej firmie |
| Czas | ❌ Wymaga więcej czasu zespołu wewnętrznego | ✅ Szybszy przebieg dzięki ekspertom |
| Dokładność | ❌ Wyższe ryzyko błędów z powodu braku doświadczenia | ✅ Dokładne dzięki ekspertom i technologii |
| Obiektywność | ❌ Ryzyko zniekształcenia przez pracowników | ✅ Niezależność = bezstronne wyniki |
| Termin | ✅ Termin jest w pełni pod twoją kontrolą | ❌ Terminy zależne od dostępności firmy |
| Obciążenie | ❌ Konieczność wydzielenia pracowników wewnętrznych | ✅ Minimalny wpływ na twoją działalność |
| Raportowanie | ❌ Ograniczone, często tylko podstawowy zapis | ✅ Profesjonalne wraz z propozycją środków |
Tabela powyżej pokazuje, że własna inwentaryzacja może być odpowiednia w mniejszych sklepach, ale dla większych działalności lub tam, gdzie oczekuje się maksymalnej dokładności i szybkości , opłaca się rozwiązanie profesjonalne.
WSKAZÓWKA: Jeśli chcesz raczej realizować inwentaryzację własnymi pracownikami i jednocześnie mieć ją dokładną i efektywną, oferujemy do tego nasze eksperckie oprogramowanie. I chętnie wypożyczymy ci też czytniki i inny sprzęt.
Eksperckie wskazówki do inwentaryzacji w sklepie
Inwentaryzacja może być czasochłonna i organizacyjnie wymagająca. Jeśli jednak dobrze ją zaplanujesz i użyjesz sprawdzonych sposobów postępowania, opanujesz ją szybciej, z mniejszą błędnością i bez niepotrzebnego stresu.
- Przygotuj się z wyprzedzeniem – ustał termin, przygotuj formularze i czytniki, zapewnij organizację
- Używaj czytników kodów – eliminują błędy, wszystko przyspieszają i ułatwiają porównanie z bazą danych
- Zatrzymaj przyjęcie i wydanie towaru – podczas inwentaryzacji nie wykonuj żadnych ruchów towaru
- Podziel sklep na odcinki – postępuj według stref, żebyś miał przegląd, co jest policzone
- Skup się na ryzykownych pozycjach – droższy lub często znikający towar raczej kontroluj osobno
- Zapewnij spokój do pracy – wyeliminuj czynniki zakłócające i angażuj tylko wydzielonych pracowników
- Oceń inwentaryzację natychmiast – świeże wyniki mają bowiem największą wartość informacyjną
- Kolejność liczenia dostosuj – do rzeczywistego składowania i postępuj systematycznie z lewej na prawą (nigdy nie przeprowadzaj inwentaryzacji w kolejności, jak masz ją w ewidencji księgowej lub na wydrukowanych listach)
- Inwentaryzację zawsze przeprowadzaj jako ślepą – czyli tak, żeby pracownik inwentaryzacyjny z góry nie wiedział, do jakich liczb ma dojść.
A po jej załatwieniu? Od razu przekaż wnioski dalej i w firmie ewentualnie nawiąż potrzebnymi środkami, żeby procesy wewnętrzne usprawniać i optymalizować bez niepotrzebnej zwłoki.
Potrzebujesz pomocy z inwentaryzacją? Jesteśmy tu dla ciebie W ofercie mamy inwentaryzacje pod klucz, konkretnie inwentaryzację towaru czy inwentaryzację majątku. I jesteśmy ci do dyspozycji też tylko jeśli potrzebujemy konsultacji inwentaryzacji lub dopiero potem przeprowadzić audit inwentaryzacji. Więcej w przeglądzie usług inwentaryzacyjnych.
TIP: Nie przegap żadnych aktualności ze świata inwentaryzacji, merchandisingu i nowości w Leite i śledź nas na naszym profilu 
