Przetwarzanie Twoich danych osobowych

Memorandum informacyjne o przetwarzaniu danych osobowych

Leite group s.r.o., NIP: 041 64 920, z siedzibą przy Kabešova 943/2, Vysočany, 190 00 Praga 9, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze pod numerem C 243533 (dalej „my”), uważamy ochronę danych osobowych za integralną część naszych zobowiązań nie tylko wobec klientów i pracowników, ale także wobec Was, naszych dostawców i odbiorców, ich podwykonawców, członków organów statutowych i osób kontaktowych oraz innych pracowników, członków zespołów realizacyjnych i ich podwykonawców (dalej „partnerzy biznesowi” lub „Wy„). Dlatego przykładamy szczególną wagę do ochrony danych osobowych i działamy zgodnie z przepisami prawa w zakresie ich ochrony.

W tym dokumencie znajdziesz informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy w ramach relacji między nami a Tobą. Znajdziesz tu informacje, czy przetwarzamy dane osobowe na podstawie Twojej zgody czy na innej podstawie prawnej (powodu), w jakich celach przetwarzamy dane, czy przekazujemy je komuś i jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Prosimy zatem o traktowanie tego dokumentu jako ważnego źródła informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe.

A. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Przetwarzamy następujące dane osobowe:

1. Dane identyfikacyjne, przez które rozumie się w szczególności imię, nazwisko, datę urodzenia, stanowisko pracy, a w przypadku gdy jesteś naszym klientem jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, również Twój NIP i REGON
2. Dane kontaktowe, przez które rozumie się dane osobowe umożliwiające nam kontakt z Tobą, w szczególności adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail itp.,
3. Zapisy wzajemnej komunikacji, przez które rozumie się w szczególności korespondencję pisemną lub zapisy innych form komunikacji;
4. Informacje niezbędne do realizacji umowy, przez które rozumie się w szczególności dane o wykorzystywanych usługach i zakresie ich użytkowania, identyfikatory logowania, a w przypadku gdy jesteś naszym klientem jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, również numer Twojego rachunku bankowego.

B. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe i co nas do tego uprawnia?

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. zawarcie i realizacja umów z partnerami biznesowymi, na podstawie wykonania umowy, jeśli partner biznesowy jest osobą fizyczną, lub na podstawie naszego uzasadnionego interesu w realizacji takiej umowy, jeśli chodzi o osobę fizyczną, która reprezentuje partnera biznesowego lub w inny sposób uczestniczy w realizacji umowy (np. pracownicy naszych partnerów biznesowych i klientów, którzy są użytkownikami naszych usług);
2. wewnętrzne potrzeby administracyjne, tworzenie ewidencji świadczonych usług, na podstawie naszego uzasadnionego interesu w zapewnieniu prawidłowej ewidencji zawartych umów z partnerami biznesowymi oraz uzasadnionego interesu w zarządzaniu relacjami z partnerami biznesowymi i optymalizacji procesów;
3. zabezpieczenie i utrzymanie infrastruktury IT, ochrona naszych urządzeń i innego mienia, na podstawie naszego uzasadnionego interesu w podjęciu zwłaszcza środków technicznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa cybernetycznego i ochrony naszego mienia;
4. ochrona roszczeń prawnych, na podstawie naszego uzasadnionego interesu w zapewnieniu należytej ochrony i skutecznego dochodzenia naszych praw i roszczeń;
5. przestrzeganie obowiązków ustawowych i innych, zwłaszcza w zakresie podatkowym i księgowym, na podstawie obowiązku prawnego, który nas jako administratora dotyczy.

C. Z jakich źródeł pozyskujemy dane osobowe i jak długo je przetwarzamy?

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz je podczas zapytania o nasze usługi i w dokumentacji umownej. Pozyskujemy i dalej przetwarzamy również dane osobowe, które przekazał nam o Tobie Twój pracodawca w celu korzystania z naszych usług.

Dane osobowe przechowujemy w niezbędnym zakresie przez okres:

1. trwania umowy w przypadku celu określonego w punkcie a) powyżej;
2. przez okres trwania terminu przedawnienia, w tym okres obejmujący jego ewentualne zawieszenie lub przerwanie, zazwyczaj jednak nie dłużej niż 16 lat po zakończeniu obowiązywania umowy w przypadku celów określonych w punktach b) do d) powyżej;
3. wypełniania odpowiednich obowiązków ustawowych w przypadku celów określonych w punkcie e) powyżej.

D. Kto przetwarza Twoje dane osobowe i komu je przekazujemy?

Wszystkie wymienione dane osobowe przetwarzamy my jako administrator. Oznacza to, że określamy wyżej wymienione cele, dla których gromadzimy Twoje dane osobowe, określamy środki przetwarzania i odpowiadamy za jego prawidłowe wykonanie.

Do przetwarzania danych osobowych korzystamy również z usług innych podmiotów przetwarzających, które przetwarzają dane osobowe na nasze polecenie. Takimi podmiotami przetwarzającymi są przede wszystkim:

1. Dostawcy powiązanych usług IT zapewniający wsparcie sprzętowe i programowe.

Wszyscy przetwarzający są zobowiązani umową o przetwarzaniu do spełnienia wymogów przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności do ochrony Twoich danych osobowych.

Ponadto jesteśmy zobowiązani do przekazywania przetwarzanych danych osobowych organom administracji państwowej, sądom, organom ścigania, organom nadzoru w przypadku, gdy nas o to poproszą, lub firmom audytorskim, jeśli jest to wymagane przepisami prawa.

E. Jakie masz prawa przy przetwarzaniu danych osobowych?

Tak jak my mamy swoje prawa i obowiązki przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych, tak i Ty masz określone prawa przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych.

Prawo dostępu

Mówiąc prościej, masz prawo wiedzieć, jakie dane o Tobie przetwarzamy, w jakim celu, przez jaki okres, skąd pozyskujemy Twoje dane osobowe, komu je przekazujemy, kto poza nami je przetwarza i jakie masz inne prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Wszystko to dowiedziałeś się z tych Informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Jeśli jednak nie jesteś pewien, które dane osobowe o Tobie przetwarzamy, możesz poprosić nas o potwierdzenie, czy dane osobowe, które Cię dotyczą, są czy nie są przez nas przetwarzane, a jeśli tak, masz prawo uzyskać dostęp do tych danych osobowych. W ramach prawa dostępu możesz poprosić nas o kopię przetwarzanych danych osobowych, przy czym pierwszą kopię dostarczymy bezpłatnie, a kolejne kopie za opłatą.

Prawo do sprostowania

Jeśli stwierdzisz, że dane osobowe, które o Tobie przetwarzamy, są niedokładne lub niekompletne, masz prawo do tego, abyśmy je bez zbędnej zwłoki sprostowali, ewentualnie uzupełnili.

Prawo do usunięcia

W niektórych przypadkach masz prawo, abyśmy usunęli Twoje dane osobowe. Twoje dane osobowe usuniemy bez zbędnej zwłoki, jeśli spełniony jest jeden z następujących powodów:

1. Twoje dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których je przetwarzaliśmy,
2. skorzystasz ze swojego prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie naszych uzasadnionych interesów, a my stwierdzimy, że nie mamy już żadnych takich uzasadnionych interesów, które uzasadniałyby to przetwarzanie, lub
3. okaże się, że nasze przetwarzanie danych osobowych przestało być zgodne z ogólnie obowiązującymi przepisami.

Ale pamiętaj, że nawet jeśli zaistnieje jeden z tych powodów, nie oznacza to, że natychmiast usuniemy wszystkie Twoje dane osobowe. To prawo nie ma bowiem zastosowania w przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych jest nadal niezbędne do:

1. wypełnienia naszego obowiązku prawnego,
2. celów archiwizacji, badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, lub
3. ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń prawnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

W niektórych przypadkach możesz, oprócz prawa do usunięcia, skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. To prawo pozwala Ci w określonych przypadkach żądać, aby Twoje dane osobowe zostały oznaczone i nie były przedmiotem żadnych dalszych operacji przetwarzania – w tym przypadku jednak nie na zawsze (jak w przypadku prawa do usunięcia), ale przez ograniczony czas. Przetwarzanie danych osobowych musimy ograniczyć, gdy:

1. kwestionujesz dokładność danych osobowych, dopóki nie uzgodnimy, które dane są prawidłowe,
2. przetwarzamy Twoje dane osobowe bez wystarczającej podstawy prawnej (np. ponad to, co musimy przetwarzać), ale Ty będziesz preferować ograniczenie przetwarzania takich danych zamiast ich usunięcia (np. jeśli oczekujesz, że w przyszłości i tak dostarczysz nam takie dane),
3. Twoje dane osobowe nie są już potrzebne do wyżej wymienionego celu przetwarzania, ale Ty wymagasz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony swoich roszczeń prawnych, lub
4. wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych. Przez czas, w którym badamy, czy Twój sprzeciw jest uzasadniony, jesteśmy zobowiązani ograniczyć przetwarzanie Twoich danych osobowych.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane osobowe, chyba że będziemy mieli ważne uzasadnione powody, aby kontynuować takie przetwarzanie.

Prawo do złożenia skargi

Skorzystanie z praw w wyżej opisany sposób nie narusza w żaden sposób Twojego prawa do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z tego prawa możesz skorzystać zwłaszcza w przypadku, gdy uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem lub z naruszeniem ogólnie obowiązujących przepisów prawnych.

Skargę na prowadzone przez nas przetwarzanie danych osobowych możesz złożyć do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który ma siedzibę pod adresem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

F. Jak można skorzystać z poszczególnych praw?

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, niezależnie od tego, czy chodzi o pytanie, skorzystanie z prawa, złożenie skargi czy cokolwiek innego, możesz się z nami skontaktować za pomocą następujących danych kontaktowych:

Email: info@leite-group.eu

Adres korespondencyjny: Leite group s.r.o., Kabešova 943/2, Vysočany, 190 00 Praha 9

Aktualne dane kontaktowe są dostępne na naszej stronie internetowej.

Twoją prośbę rozpatrzymy bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, szczególnie ze względu na złożoność Twojego zapytania, mamy prawo przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące. Oczywiście, poinformujemy Cię o takim ewentualnym przedłużeniu i jego przyczynach.