Słownik inwentaryzacji i inne ciekawostki

Proces, w którym ustala się rzeczywisty stan majątku, zapasów i zobowiązań firmy, kiedy sprawdza się, czy wszystko odpowiada zapisom księgowym. Jest częścią szerszego procesu inwentaryzacji.

Zawiera inwentaryzację, czyli proces ustalania rzeczywistego stanu majątku, i porównanie z stanem księgowym, kiedy następuje wyliczenie tzw. różnic inwentaryzacyjnych i na końcu ich zaksięgowanie.

Powtarzająca się kontrola, która może odbywać się na przykład miesięcznie, kwartalnie czy według wewnętrznych przepisów. Celem jest bieżące sprawdzanie zgodności między zapisami księgowymi a rzeczywistym stanem zapasów.

To inwentaryzacja, kiedy fizycznie kontroluje się stan i liczbę własnymi pracownikami lub zewnętrznym dostawcą usług inwentaryzacyjnych, przy czym przeprowadza się ją przy majątku o charakterze materialnym.

Przeprowadza się zwykle przy rachunkach bankowych, należnościach, zobowiązaniach i przy takim rodzaju majątku, przy którym nie można przeprowadzić fizycznej inwentaryzacji, na przykład z powodu jego niematerialnego charakteru.

Baza danych czy plik danych całego majątku obrotowego za całą egzystencję firmy, kiedy zwykle zawiera wewnętrzny numer pozycji, kod kreskowy, nazwę, j.m. i jednostkową cenę zakupu. Służy jako podstawowa baza danych dla LISW.

Plik danych zawierający pozycje majątku obrotowego z niezerowym stanem zapasów; ten import używa się po przeprowadzeniu inwentaryzacji i służy do całkowitej inwentaryzacji i wyliczenia różnic.

To plik danych, który otrzymuje klient po zakończeniu inwentaryzacji ze strony Leite. Ten plik zawiera te same dane co import danych i jest uzupełniony o różnice przy poszczególnych pozycjach.

Inwentaryzacja ma ustalić różnice między ewidencją a rzeczywistością, więc mogą nastąpić trzy wyniki: Stan księgowy jest zgodny z fizycznym (idealny), albo znajdą się różnice dodatnie (nadwyżki) czy ujemne (niedobory).

Organ doradczy i kontrolny dla obszaru inwentaryzacji majątku, kiedy o wyniku danej inwentaryzacji w firmie ta komisja sporządza protokół z podpisami swoich członków

Zapis o wynikach inwentaryzacji, w którym są ustalone rzeczywiste stany majątku i zobowiązań; służy jako środek dowodowy dla księgowości i musi być podpisany przez odpowiedzialne osoby.

Przeprowadzić fizyczną inwentaryzację ma obowiązek każda spółka, która ma jakieś zapasy, majątek lub kasy. Ten obowiązek nakłada im § 6 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jeśli inwentaryzacji nie przeprowadzi, księgowość jest uważana za niedowodową, i to na podstawie § 8 ust.!

Definiuje ją ustawa o rachunkowości (§ 29 i § 30 ZoÚ), przy czym nakłada na jednostki księgowe, spółki, obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji, i to co najmniej raz w okresie księgowym, czyli minimum raz w roku (typowo to bywa do dnia bilansowego).

To inwentaryzacja tego samego majątku przez dwóch niezależnych inwentaryzatorów, kiedy następnie dochodzi do porównania ich wyników i sprawdzenia ewentualnych różnic; po ich poprawie następuje investigacja różnic; to bardzo precyzyjna forma inwentaryzacji, ale też jedna z najkosztowniejszych.

Proces porównania ilości fizycznie policzonej i ilości podanej w księgowości, przy czym Investigacja nawiązuje do inwentaryzacji i jest jedną ze składowych całkowitej inwentaryzacji majątku w firmie. Celem jest tutaj ustalenie przyczyny różnic i przyjęcie środków naprawczych lub poprawek w ewidencji.

Służy do oznaczenia lokalizacji w ramach inwentaryzacji, kiedy takie etykiety muszą być zawsze całkowicie unikalne, idealnie oznaczone numerycznie lub logiczną kombinacją alfabetyczno/numeryczną.

Unikalne i niepowtarzalne oznaczenie majątku, które służy do jego ewidencji i łatwego odnalezienia, zwykle to numer karty magazynowej, kod BAR, kod QR albo kod RFID.

Przy każdej inwentaryzacji (szczególnie przy większych) warto powierzchnię podzielić na mniejsze lokalizacje, kiedy może chodzić o pomieszczenia, części magazynu, regały w nim lub na przykład półki w regale; mieć tak przestrzeń podzieloną i oznaczoną to ważna część przygotowania do inwentaryzacji, co może w trakcie zaoszczędzić sporo czasu!