Bolti leltár: Okok, gyakoriság, eljárás és tippek szakemberektől
Miért is kell egyáltalán leltározni az üzletben, boltban, raktárban, az egész hálózatban? És ha kötelező, milyen gyakran optimális elvégezni? Az új cikkben nemcsak ezt tudhatja meg, hanem javaslunk egy ideális eljárást a bolti leltározáshoz, áttekintést nyújtunk, amely alapján eldöntheti, mikor van itt az ideje szakembereket hívni a céghez leltározásra, és végül megosztunk néhány hasznos tippet is!
Miért is kell egyáltalán leltározni az üzletben?
A bolti leltár törvényileg kötelező, amikor a számviteli egységek (cégek) kötelesek legalább évente egyszer igazolni, hogy a tényleges készletállomány megfelel a könyvelésükben szereplő nyilvántartásnak. Ez a jogszabályi követelmény a
| Lopások, veszteségek és sérült áruk felderítése – a fizikai leltár segít felderíteni az elektronikus nyilvántartás és a valóság közötti különbségeket | Lehetséges rendszerhibák kijavítása – az adatbázis és az áruk valós állapota közötti eltérések időben azonosíthatók és orvosolhatók |
| Vállalati célok teljesítése és a könyvelés pontossága – a rendszeres leltározás biztosítja, hogy a pénzügyi kimutatások megfeleljenek a tényleges vagyonnak | Raktárgazdálkodás optimalizálása – lehetővé teszi az áruk elhelyezésének jobb megtervezését és a felesleges készletek elkerülését |
| Ellátási lánc hatékonyságának növelése – kiderül, hol fordulnak elő hibák vagy késedelmek az ellátási láncban a szállítás és átvétel során | Termékértékesíthetőség elemzése – kiderül, mely áruk nem fogynak és miért (elhelyezkedés, marketing, láthatóság), és melyek hiányoznak |
| Vásárlói élmény javítása – az árumennyiség optimalizálása, kevesebb elfogyott tétel, jobb elérhetőségük | Tőkeköltségek csökkentése – a felesleges készletek minimalizálása felszabadítja a pénzügyi forrásokat más beruházásokra. |
Az áruk rendszeres ellenőrzésével a vállalat nemcsak törvényi kötelezettségének tesz eleget, hanem értékes információkat szerez gazdálkodásához, amelyeket tovább hasznosíthat az üzletben.
Milyen gyakran kell leltározni az üzletben?
A leltározás gyakorisága az üzlet méretétől, a választéktól és a belső folyamatoktól függ. Általánosságban elmondható, hogy minél nagyobb az áruforgalom és minél gyakoribbak a készletváltozások, annál gyakrabban célszerű leltározni. Továbbá fontos figyelembe venni az éves leltár eredményét. A rosszabb eredményeket mutató üzletekben vagy fiókokban célszerű gyakrabban leltározni, és a készletek és vagyon védelmére és kezelésére összpontosítani.
- Éves leltár (minimális kötelezettség) – törvényileg kötelező, a számviteli időszak lezárására és a raktárkészletek könyveléssel való egyeztetésére szolgál.
- Negyedéves leltár (vagy féléves) – ajánlott szélesebb választékú üzletek számára, ahol könnyen felhalmozódnak a hibák, mivel segít pontosabb áttekintést tartani a készletekről. Alkalmas az éves leltár rossz eredményeit mutató üzletek és a romló eredményekkel rendelkező boltok számára.
- Havi leltár – alkalmas nagy áruforgalmú, gyakori szállítmányokkal és nagy veszteségkockázattal járó üzletek számára (pl. élelmiszer, drogéria).
- Ciklikus leltár – folyamatos ellenőrzések konkrét kategóriák vagy polcok esetében. Ennek köszönhetően nem szükséges leállítani a működést, mégis ellenőrzés alatt tarthatja a készleteket.
- Részleges leltár – a választék egy adott részének (pl. kiválasztott kategóriák) ellenőrzése, amely lehetővé teszi az eltérések felderítését a teljes működés leállítása nélkül. Alkalmas például kockázatos áruk és magasabb árkategóriájú termékek esetében (néhány kifli vs. néhány nagyon drága sál).
- Ad-hoc leltár – rendkívüli ellenőrzés lopás gyanúja, rendszerhibák, tulajdonviszonyok változása vagy beszállítók és folyamatok változása esetén.
TIPP: Általánosságban elmondható, hogy minél értékesebb vagy gyorsabban forgó árut értékesít, annál gyakrabban kellene beillesztenie a bolt leltárát (áru leltárát) a tervébe.
A bolti leltár elvégzésének menete
Ahhoz, hogy a leltár hatékonyan és a lehető legkisebb hatással járjon az üzlet mindennapi működésére, érdemes egyértelmű eljárást követni. A bevált lépések a következők:
- Leltár előkészítése – határidő meghatározása, az összes készletmozgás feldolgozása (bevételezések, kiadások, transzferek stb.), a területek takarítása, az értékesítés lezárása vagy korlátozása, űrlapok vagy mobil eszközök (olvasók) előkészítése.
- Munkamegosztás – csapatok összeállítása, konkrét területek vagy kategóriák kiosztása az egyes dolgozóknak, oktatás a leltározás módszertanáról és módjáról.
- Fizikai számlálás – az áruk kézi megszámolása közvetlenül az üzletben vagy a raktárban, darabszám, csomagolás vagy egységek ellenőrzése, a már megszámolt tételek megjelölése a duplikációk elkerülése érdekében.
- Összehasonlítás a könyvelési állapottal (különbségek vizsgálata) – az eredmények rögzítése szoftverbe, a tényleges állapotok összehasonlítása a nyilvántartással, a különbségek azonosítása (hiány, többlet, hibásan vezetett kartonok).
- Leltár értékelése – az eredmények elemzése, az eltérések okainak felkutatása, javaslatok a hibák csökkentésére, a raktárrendszer frissítése és a könyvelési alapanyagok előkészítése.
Érdemes figyelembe venni: A fent leírt bolti leltározási folyamat azt mutatja, hogy a leltár nem csak a puszta számlálásról szól, hanem a szervezésről, a hibák megelőzéséről és az azt követő értékelésről is.
Saját leltár vs. szakemberek által végzett leltár
A kereskedők gyakran állnak azzal a döntéssel szemben, hogy saját erőből (saját alkalmazottaikkal) oldják-e meg a leltározást, vagy inkább egy szakosodott cégre bízzák. Mindkét megközelítésnek megvannak az előnyei és hátrányai – ez függ a működés méretétől, az alkalmazottak kapacitásától, a pontosságra és gyorsaságra vonatkozó követelményektől stb.
| Tényező | Saját leltár (in-house) | Szakemberek által végzett leltár |
| Költségek | ✅ Alacsonyabb – saját alkalmazottakat használ | ❌ Magasabb – külső céget fizet |
| Idő | ❌ Több időt igényel a belső csapattól | ✅ Gyorsabb lebonyolítás a szakértőknek köszönhetően |
| Pontosság | ❌ Nagyobb hibakockázat a tapasztalatlanság miatt | ✅ Pontos a szakértőknek és a technológiának köszönhetően |
| Objektivitás | ❌ Az alkalmazottak általi torzítás kockázata | ✅ Függetlenség = pártatlan eredmények |
| Határidő | ✅ A határidő teljes mértékben az Ön ellenőrzése alatt áll | ❌ A határidők a cég elérhetőségétől függenek |
| Terhelés | ❌ Szükség van belső dolgozók kijelölésére | ✅ Minimális hatás a működésére |
| Jelentéskészítés | ❌ Korlátozott, gyakran csak alapvető feljegyzés | ✅ Professzionális, intézkedési javaslatokkal együtt |
A fenti táblázat azt mutatja, hogy a saját leltár kisebb üzletek esetében megfelelő lehet, de nagyobb üzemek vagy olyan helyek esetében, ahol max. pontosság és gyorsaság , érdemes professzionális megoldást választani.
TIPP: Ha inkább saját dolgozóival szeretné elvégezni a leltárt, és egyúttal pontos és hatékony is legyen, ehhez kínáljuk szakértői szoftverünket. És szívesen kölcsönzünk Önnek olvasókat és egyéb hardvert is.
Szakértői tippek a bolti leltárhoz
A leltár időigényes és szervezésileg is bonyolult lehet. De ha jól megtervezi és használja a bevált eljárásokat, akkor gyorsabban, kevesebb hibával és felesleges stressz nélkül elvégezheti.
- Készüljön fel előre – határozza meg a határidőt, készítse elő az űrlapokat és az olvasókat, biztosítsa a szervezést
- Használjon kódolvasókat – kiküszöbölik a hibákat, felgyorsítanak mindent és megkönnyítik az adatbázissal való összehasonlítást
- Állítsa le az áru bevételezését és kiadását – a leltár során ne végezzen semmilyen árumozgást
- Ossza fel az üzletet szakaszokra – haladjon zónánként, hogy átlássa, mi van megszámolva
- Fókuszáljon a kockázatos tételekre – a drágább vagy gyakran eltűnő árukat inkább külön ellenőrizze
- Biztosítson nyugodt munkakörnyezetet – szüntesse meg a zavaró tényezőket, és csak a kijelölt alkalmazottakat vonja be
- Értékelje ki a leltárt azonnal – a friss eredményeknek van a legnagyobb információértéke
- Alkalmazkodjon a számlálás sorrendjéhez – a tényleges raktározáshoz, és haladjon szisztematikusan balról jobbra (soha ne végezze el a leltárt abban a sorrendben, ahogyan az a könyvelési nyilvántartásban vagy az előre nyomtatott listákon szerepel)
- Mindig vakleltárt végezzen – azaz úgy, hogy a leltározó dolgozó előre ne tudja, milyen számokhoz kell eljutnia.
És miután elkészült? Azonnal adja tovább a következtetéseket, és a cégnél szükség esetén tegye meg a szükséges intézkedéseket, hogy a belső folyamatokat felesleges késedelem nélkül hatékonyabbá és optimalizáltabbá tegye.
Segítségre van szüksége a leltározásban? Mi itt vagyunk Önnek Kínálatunkban szerepelnek kulcsrakész leltárak, konkrétan áru- vagy vagyonleltár. És rendelkezésére állunk akkor is, ha csak leltárkonzultációra van szüksége, vagy utólag leltárauditot szeretne végeztetni. Többet a leltározási szolgáltatások áttekintésében.
TIPP: Ne hagyjon ki egyetlen hírt sem a leltározás, a merchandising és a Leite újdonságok világából, és kövessen minket a 
