Leltár és felmérési folyamat

MI A LELTÁROZÁS ESETÉBEN A FELMÉRÉSI FOLYAMAT, ÉS MIÉRT OLYAN FONTOS?

Biztosan átélt már olyan helyzetet, amikor autót, konyhát vagy akár csak valami banális dolgot, például mobiltelefont vásárolt. Biztosan elárasztotta kérdésekkel az eladó, például, hogy mekkora a költségvetése, milyen az életmódja, milyen paramétereket vár el stb. Ennek egy egyszerű oka van – minden eladó meg akarja érteni (vagy meg kellene értenie) az Ön igényeit és kívánságait, hogy a legmegfelelőbb terméket vagy szolgáltatást kínálhassa Önnek. Csak így kapja meg a lehetőségekhez mérten azt, amire valóban vágyik, és így elégedetten távozik az üzletből vagy a számítógép elől. És talán még vissza is tér egy ilyen eladóhoz… És pontosan ugyanez a helyzet áll fenn a leltározási szolgáltatások esetében is. Ha egy cég, amely szolgáltatásait kínálja, őszintén érdekelt az ügyfélben, akkor ez a felmérési folyamat vár Önre.

Milyen céljai vannak a felmérési folyamatnak a leltározás során?

Alapvetően olyan kérdéseknek kell lenniük, amelyek a következő dolgok megértésére irányulnak:

• Milyen igényei és elvárásai vannak a leltározással kapcsolatban?
• Milyen sajátosságai vannak Önnek mint ügyfélnek (az Ön cégének)?
• Hogyan nézzen ki a leltár eredménye, kimenete?
• Hogyan fogja tovább használni a leltár kimenetét?

Csak ezen kérdések megválaszolása után tudja a kulcsrakész leltározást kínáló ügynökség javasolni az optimális leltározási folyamatot és elkészíteni egy árajánlatot, amely mindkét fél számára előnyös lesz. Éppen ezért olyan fontos a leltározás során ez az egész bevezető folyamat, a felmérési folyamat.

Kérdések a leltározási felmérési folyamat keretében

Akár áruleltárról, akár vagyonleltárról van szó, a kérdések logikusan mindig ismétlődnek.

1/ Milyen határidővel kell a kulcsrakész leltározásnak megtörténnie?

A leltározásokat általában jóval előre tervezik. Szívesen mondjuk, hogy a leltározás kétféleképpen valósítható meg. Vagy gyorsan, vagy jól.

Ha figyelembe vesszük, hogy a leltározás során is át kell esni egy felmérési folyamaton, árajánlatot kell készíteni, időtervet kell egyeztetni, szerződést kell előkészíteni, az adatok kompatibilitását mindkét oldalon elő kell készíteni és ellenőrizni kell, leltározó személyzetet kell tervezni, és véletlenül sikerül egy olyan időpontot „elkapni”, amely nem ütközik más, előre egyeztetett leltározásokkal, akkor ez legalább egy hónap. Átlagosan azonban az első megkereséstől a leltározás megvalósításáig 3 hónappal kell számolni.

TIPP: Készítse elő az információt a mennyiségről, amely az Ön által igényelt leltározás alá esik. Ha nem rendelkezik pontos adatokkal, készítsen legalább egy hozzávetőleges, durva becslést.

2/ Milyen működési lehetőségek vannak a leltározás megvalósítására?

Számunkra alapvető, hogy maximálisan eleget tegyünk az ügyfél igényeinek és ne korlátozzuk a működését. Jellemzően a kiskereskedelmi áruleltározás éjszakai órákban történik, egy újonnan megnyíló fejlesztési projekt vagyonleltározása az éles üzem megkezdése előtt, vagy egy gyártóüzem leltározása a teljes gyári szabadság idején, vagy alacsonyabb szezonban.

3/ Mi a kulcsrakész leltározás tárgya?

Leggyakrabban kiskereskedelmi áruleltározás, vagyonleltározás vagy forgóeszköz-leltározás. Ez az adott cég igényeitől függ.

Különösen a vagyonleltározásnál szükséges a tárgyát a lehető legpontosabban meghatározni. Ez a vagyon jellegéből és a jogszabályokból adódik, mivel a kis értékű eszközök beszerzési árának alsó határa nincs egyértelműen meghatározva. Csak irodabútor-leltár lesz? Lesz IT-berendezés-leltár is? A leltár tárgyát képezik-e a járművek is? A megrendelés része lesz-e az immateriális javak leltározása?

4/ A leltár tárgya láthatóan azonosítóval van ellátva?

A klasszikus kulcsrakész áru- vagy készletleltározás leltárszoftver segítségével történik. Esetünkben ez a LISW szoftver, valamint olyan hardvereszközök segítségével, amelyekre ez a leltárszoftver telepítve van. Jellemzően kódolvasók.

Ahhoz, hogy a kulcsrakész leltározás leltárszoftver és hardver segítségével megvalósítható legyen, szükséges, hogy a leltár tárgya egyedi azonosítóval legyen ellátva – ez lehet vonalkód, QR kód, vagyonkártya száma, raktári kártya száma vagy RFID kód. Csak ezután történhet meg az úgynevezett adatgyűjtés olvasóval.

A vagyonleltározás specifikus az egyedi azonosítóval való megjelölés tekintetében. Ha a vagyon meg van jelölve, akkor az adatgyűjtési folyamat ugyanúgy zajlik, mint az áruk vagy anyagok esetében. Ha ez nem így van, akkor magát a leltározást össze kell kapcsolni a vagyoncímkék gyártásával és nyomtatásával, amelyekkel megjelöljük a vagyont, és minden további ilyen leltározás már gyorsabb, egyszerűbb és olcsóbb lesz.

5/ Milyen formátumban várja a megvalósított leltár kimenetét?

A leltározási jegyzőkönyvön vagy leltárfelvételi jegyzőkönyvön kívül az ügyfélnek általában elektronikus formában is szüksége van adatokra. Ezek az adatok az ügyfél információs rendszerébe történő importálásra szolgálnak. A mai trend az, hogy ezeket az adatokat gyakorlatilag egy kattintással „betöltik” ahelyett, hogy tételenként, robot módjára írnák át. Ezért ahhoz, hogy a leltár kimenetét az ügyfél által igényelt formában előkészítsük és programozzuk, össze kell kapcsolni mindkét oldalon az embereket (IT szakembereket), akik közösen tesztelik ezt a leltár kimenetet még a megkezdése előtt.

6/ Mennyi a leltár tárgyának egységszáma?

Figyelem, ez kulcsfontosságú kérdés az árajánlat elkészítéséhez, a leltározás elvégzéséhez szükséges elegendő időkeret meghatározásához és a megfelelő számú dolgozó tervezéséhez. Általában az optimális létszám és a leltározás időtartama érdekében hasonló leltározásokból származó történelmi adatokat használunk, elsősorban az óránkénti teljesítményre, illetve a dolgozók munkatermelékenységére vonatkozó adatokat.

TIPP: Készítse elő az információt a mennyiségről, amely az Ön által igényelt leltározás alá esik. Ha nem rendelkezik pontos adatokkal, készítsen legalább egy hozzávetőleges, durva becslést.

További gyakori kérdések a leltározás során ebben a folyamatban

• Mi az áruk tárolásának módja?
• Magasban tárolják az árut?
• Hány működőképes targonca áll rendelkezésre a leltározáshoz?
• Ki a kapcsolattartó személy az operatív, jogi és IT ügyekben?
• Egyszeri megrendelés iránt érdeklődik, vagy hosszú távú szerződésről van szó?
• Hogyan kell eljárni sérült vagyon vagy áru megtalálása esetén?
• Milyen mértékegységeket használnak belsőleg?
• Mikor van a kulcsrakész leltározásra vonatkozó pályázat beadási határideje?
• Mekkora méretű legyen a vagyonleltár címkéje, ha a leltározás során megjelölik?
• Milyen elrendezésű legyen a vagyonleltár címkéje?
• Mit kell tartalmaznia a vagyonleltár címkéjének?

A leltározási felmérési folyamat leggyakoribb hibái

1/ Valótlan vagy pontatlan információk szolgáltatása

Ez valószínűleg a legsúlyosabb hiba, amely jobb esetben komplikációkhoz vezethet a leltározás során, szélsőséges esetben pedig a leltározás nem fejeződik be a megbeszélt határidőn belül. Érthető, hogy kényes információkról van szó, és néha nincs meg a szándék ezeket az információkat harmadik félnek átadni.

2/ A pályázati feltételek egyértelmű meghatározásának hiánya

Több árajánlatot fog kapni, amelyek mindegyike más módon lesz elkészítve, így nem lesz lehetséges ezeket az árajánlatokat a leltározásra összehasonlítani és értékelni. Vagyis melyik a legelőnyösebb Önnek. Ezért a fenti útmutató szerint inkább előre határozzon meg mindent a cégek számára.

3/ Feltételezések tények helyett

Soha ne feltételezzen semmit. Azok a tények, amelyek a leltározó cég számára magától értetődőnek tűnhetnek, az ügyfél számára nem azok. És ez fordítva is igaz, amikor az ügyfél elvár valamit, de az nincs egyértelműen megnevezve a leltározó céggel kapcsolatban. Nevezze meg az együttműködés megkezdése előtt az alapfogalmakat, és tesztelje az adatokat.

4/ A szerepek elégtelen vagy hiányos meghatározása a leltározás során

Itt aztán „viták” alakulhatnak ki a szerepek, hatáskörök és felelősségek körül, ami összességében késedelmet okozhat a leltározás során az ügyfél és a leltározási szolgáltató dolgozói között. Ez pedig csak hátráltatja a leltározást végző dolgozókat, és így magát a leltározást is.

Értelmesnek találja megközelítésünket? Kérjen tőlünk leltározási ajánlatot!

Ha éppen leltározást tervez a cégében, és bármilyen okból kifolyólag kiszervezné azt egy ilyen szolgáltatásokat nyújtó professzionális cégnek, a fenti kérdések segítenek Önnek abban, hogyan írja ki pontosan a pályázatot. Azonban ha meggyőzte Önt, ahogyan a Leite-nél az áru- vagy vagyonleltározást végezzük, elegendő, ha felveszi velünk a kapcsolatot a kötelezettségmentes ajánlatkérő űrlapon keresztül. És természetesen sokkal több szolgáltatást is nyújtunk!