Inventaire et processus de compréhension

QU’EST-CE QUE LE PROCESSUS DE COMPRÉHENSION DANS L’INVENTAIRE ET POURQUOI EST-IL SI IMPORTANT ?

Vous avez certainement déjà vécu une situation où vous achetiez une voiture, une cuisine ou même quelque chose de banal comme un téléphone portable. Le vendeur vous a certainement inondé de questions, par exemple quel est votre budget, quel est votre style de vie, quels paramètres attendez-vous, etc. C’est pour une raison simple : chaque vendeur veut vous comprendre (ou devrait vouloir le faire), vos besoins et vos souhaits, afin de vous proposer le produit ou le service le plus adapté. C’est la seule façon pour vous d’obtenir, dans la mesure du possible, ce que vous désirez réellement, et ainsi de quitter le magasin ou votre PC satisfait. Et peut-être reviendrez-vous un jour vers un tel vendeur… Et cette situation s’applique exactement aux services d’inventaire. Si une entreprise préparant une offre de services s’intéresse sincèrement à un client, alors ce processus de compréhension vous attend.

Quels sont les objectifs du processus de compréhension dans l’inventaire ?

En substance, il devrait s’agir de questions visant à comprendre les éléments suivants :

• Quels sont vos besoins et vos attentes en matière d’inventaire ?
• Quelles sont vos spécificités en tant que client (votre entreprise) ?
• À quoi doit ressembler le résultat, la sortie de l’inventaire ?
• Comment allez-vous utiliser la sortie de l’inventaire ?

Ce n’est qu’après avoir répondu à ces questions qu’une agence proposant des inventaires clés en main peut concevoir un processus d’inventaire optimal et élaborer un devis qui sera avantageux pour les deux parties. C’est précisément pour cette raison que tout ce processus initial, le processus de compréhension, est si important dans l’inventaire.

Questions dans le cadre du processus de compréhension de l’inventaire

Qu’il s’agisse d’un inventaire de marchandises ou d’un inventaire d’actifs, les questions se répètent logiquement toujours.

1/ Dans quel délai l’inventaire clé en main doit-il avoir lieu ?

Les inventaires sont généralement planifiés longtemps à l’avance. Nous aimons dire qu’un inventaire peut être réalisé de 2 manières. Soit rapidement, soit bien.

Si nous réalisons qu’il est nécessaire de passer par le processus de compréhension, d’élaborer un devis, de convenir d’un calendrier, de préparer un contrat, de préparer et de vérifier la compatibilité des données des deux côtés, de planifier les employés de l’inventaire et qu’il est possible de « trouver » une date qui ne coïncide pas avec d’autres inventaires convenus à l’avance, cela prend au moins un mois. En moyenne, cependant, il faut compter 3 mois entre la prise de contact initiale et la réalisation de l’inventaire.

Conseil pour tous ceux qui envisagent de faire appel à une entreprise externe pour réaliser un inventaire : n’hésitez pas à confier l’inventaire et ne remettez rien à la dernière minute.

2/ Quelles sont les possibilités opérationnelles pour la réalisation de l’inventaire ?

Notre norme est de satisfaire au maximum le client et de ne pas limiter son exploitation. En général, l’inventaire des marchandises dans le commerce de détail est réalisé la nuit, l’inventaire des actifs d’un projet immobilier nouvellement ouvert avant le début de l’exploitation proprement dite ou l’inventaire d’une entreprise de production pendant les congés collectifs ou pendant la basse saison.

3/ Quel est l’objet de l’inventaire clé en main ?

Le plus souvent, il s’agit d’un inventaire des marchandises dans le commerce de détail, d’un inventaire des actifs ou d’un inventaire des actifs circulants. Cela dépend des besoins de l’entreprise.

En particulier pour l’inventaire des actifs, il est nécessaire de définir l’objet de l’inventaire le plus précisément possible. Cela est dû à la nature des actifs et à la législation, car il n’existe pas de limite inférieure clairement définie pour le prix d’acquisition des actifs de faible valeur. S’agira-t-il uniquement d’un inventaire du mobilier de bureau ? S’agira-t-il également d’un inventaire du matériel informatique ? Les moyens de transport feront-ils également l’objet de l’inventaire ? L’inventaire des actifs incorporels fera-t-il partie de la commande ?

4/ L’objet de l’inventaire est-il visiblement marqué par un identifiant ?

Un inventaire classique de marchandises ou de stocks clé en main se déroule à l’aide d’un logiciel d’inventaire. Dans notre cas, il s’agit du logiciel LISW, ainsi que du matériel dans lequel ce logiciel d’inventaire est installé. Il s’agit généralement de lecteurs de codes.

Pour qu’il soit possible de réaliser un inventaire clé en main à l’aide d’un logiciel et d’un matériel d’inventaire, il est nécessaire que l’objet de l’inventaire soit marqué par un identifiant unique : il peut s’agir d’un code-barres, d’un code QR, d’un numéro de carte d’actif, d’un numéro de carte de stock ou d’un code RFID. Ce n’est qu’ensuite que peut avoir lieu la collecte de données à l’aide d’un lecteur.

L’inventaire des actifs est spécifique dans le domaine de son marquage par un identifiant unique. Si les actifs sont marqués, le processus de collecte de données se déroule de la même manière que pour les marchandises ou les matériaux. Si ce n’est pas le cas, il est nécessaire de combiner l’inventaire lui-même avec la production et l’impression d’étiquettes d’actifs, avec lesquelles nous marquons les actifs, et chaque inventaire ultérieur sera alors plus rapide, plus simple et moins coûteux.

5/ Dans quel format attendez-vous la sortie de l’inventaire réalisé ?

Outre le protocole de réalisation de l’inventaire ou le procès-verbal d’inventaire, le client a généralement besoin des données également sous forme électronique. Ces données servent à l’importation dans le système d’information du client. La tendance actuelle est de « charger » ces données en un seul clic au lieu de les recopier servilement poste par poste. Afin de pouvoir préparer et programmer la sortie de l’inventaire sous la forme souhaitée par le client, il est nécessaire de connecter les personnes des deux côtés (les informaticiens) qui testeront ensemble cette sortie de l’inventaire avant son lancement.

6/ Quel est le nombre d’unités de l’objet de l’inventaire ?

Attention, il s’agit d’une question clé pour l’élaboration d’un devis, la définition d’une fenêtre de temps suffisante pour la réalisation de l’inventaire et la planification d’un nombre suffisant d’employés. En général, pour un nombre optimal d’employés et de durée de l’inventaire, nous utilisons des données historiques provenant d’inventaires similaires, et notamment des données concernant le rendement horaire, respectivement la productivité du travail des employés.

CONSEIL : Préparez les informations concernant le nombre de quantités qui seront soumises à l’inventaire que vous demandez. Si vous ne disposez pas de données précises, préparez au moins une estimation approximative et grossière.

Autres questions courantes lors des inventaires dans ce processus

• Quel est le mode de stockage des marchandises ?
• Les marchandises sont-elles stockées en hauteur ?
• Quel est le nombre d’équipements VZV fonctionnels disponibles pour l’inventaire ?
• Qui est la personne de contact agissant pour les questions opérationnelles, juridiques et informatiques ?
• Êtes-vous intéressé par une commande unique ou s’agit-il d’un contrat à long terme ?
• Comment procéder en cas de découverte d’actifs ou de marchandises endommagés ?
• Quelles unités de mesure utilisez-vous en interne ?
• Quelle est la date de clôture de l’appel d’offres pour la réalisation d’un inventaire clé en main ?
• Quelle doit être la taille de l’étiquette d’inventaire des actifs en cas de marquage lors de l’inventaire ?
• Quelle doit être la disposition de l’étiquette d’inventaire des actifs ?
• Que doit contenir l’étiquette d’inventaire des actifs ?

Les erreurs les plus fréquentes dans le processus de compréhension de l’inventaire

1/ Ne pas fournir d’informations véridiques ou fournir des informations inexactes

Il s’agit probablement de l’erreur la plus grave, qui peut entraîner, dans le meilleur des cas, des complications au cours de l’inventaire et, dans le pire des cas, l’achèvement de l’inventaire dans le délai convenu. Il est compréhensible qu’il s’agisse d’informations sensibles et qu’il n’y ait parfois aucune volonté de fournir ces informations à un tiers.

2/ Définition ambiguë des conditions de l’appel d’offres

Vous recevrez plusieurs devis, chacun étant élaboré d’une manière différente, et il ne sera donc pas possible de comparer et d’évaluer ces devis pour la réalisation de l’inventaire. C’est-à-dire lequel est le plus avantageux pour vous. C’est pourquoi il est préférable de tout définir à l’avance pour les entreprises selon les instructions ci-dessus.

3/ Des suppositions au lieu de faits

Ne présumez jamais rien. Les faits qui peuvent sembler évidents pour l’entreprise d’inventaire ne le sont pas pour son client. Et même dans le cas contraire, lorsque le client attend quelque chose, mais que ce n’est pas clairement défini par rapport à l’entreprise d’inventaire. Définissez les termes de base avant de commencer la coopération et testez les données.

4/ Définition insuffisante ou incomplète des rôles au cours de l’inventaire

Il peut alors y avoir des « discussions » concernant les rôles, les compétences et les responsabilités, et donc un retard général au cours de l’inventaire entre les employés du client et le fournisseur de services d’inventaire. Ce qui ne fera que retarder les employés réalisant l’inventaire, et donc l’inventaire lui-même.

Notre approche vous semble-t-elle logique ? Demandez un inventaire chez nous

Si vous prévoyez actuellement un inventaire dans votre entreprise et que vous souhaitez, pour une raison quelconque, l’externaliser auprès d’une entreprise professionnelle fournissant de tels services, les questions ci-dessus vous indiqueront comment confier le marché avec précision. Toutefois, si vous avez été séduit par la façon dont nous réalisons les inventaires de marchandises ou les inventaires d’actifs chez Leite, il vous suffit de nous contacter via le formulaire de demande non contraignant. Et bien sûr, nous fournissons bien plus de services !