Inventaire en magasin – vue d’ensemble

Inventaire en magasin : Raisons, fréquence, procédure et conseils de professionnels

Pourquoi faire un inventaire en magasin, en boutique, en entrepôt ou dans tout un réseau ? Et quand c’est obligatoire, quelle est la fréquence optimale ? Dans ce nouvel article, vous découvrirez non seulement cela, mais nous vous recommanderons aussi la procédure idéale pour les inventaires en magasin, nous vous proposerons un aperçu pour décider quand il est temps de faire appel à des experts, et nous partagerons quelques conseils pratiques !

Pourquoi faire un inventaire en magasin ?

L’inventaire en magasin est légalement obligatoire, les entités comptables (entreprises) devant prouver au moins une fois par an que l’état réel des stocks correspond à leur comptabilité. Cette exigence législative est la raison principale de sa réalisation. Mais il présente aussi des avantages pratiques :

Grâce au contrôle régulier des marchandises, l’entreprise non seulement remplit son obligation légale, mais obtient également des informations précieuses pour sa gestion qu’elle peut exploiter dans ses activités

À quelle fréquence faire l’inventaire en magasin ?

La fréquence de l’inventaire dépend de la taille du magasin, de l’assortiment et des processus internes. En général, plus la rotation des stocks et les changements dans les stocks sont importants, plus il est conseillé de faire des inventaires fréquents. Il est également important de tenir compte du résultat de l’inventaire annuel. Pour les magasins ou succursales ayant de moins bons résultats, il est conseillé de faire des inventaires plus fréquents et de se concentrer sur la protection et la gestion des stocks et des actifs.

• Inventaire annuel (obligation minimale) – obligatoire par la loi, sert à clôturer l’exercice comptable et à harmoniser les stocks avec la comptabilité.
• Inventaire trimestriel (ou semestriel) – recommandé pour les magasins avec un assortiment plus large, où les erreurs s’accumulent facilement, car il aide à maintenir un suivi plus précis des stocks. Approprié pour les magasins ayant de mauvais résultats d’inventaire annuel et pour les points de vente aux résultats détériorés.
• Inventaire mensuel – approprié pour les magasins avec une rotation élevée des stocks, des livraisons fréquentes et un risque élevé de pertes (par exemple, alimentation, droguerie).
• Inventaire cyclique – contrôles continus de catégories ou rayons spécifiques. Cela permet de garder le contrôle des stocks sans arrêter l’activité.
• Inventaire partiel – contrôle d’une partie spécifique de l’assortiment (par exemple, des catégories sélectionnées), qui permet de détecter les anomalies sans arrêter toute l’activité. Approprié par exemple pour les marchandises à risque et les articles à prix élevé (quelques croissants vs quelques foulards très chers).
• Inventaire ad hoc – contrôle exceptionnel en cas de suspicion de vol, d’erreurs système, de changement de propriété ou de modification des fournisseurs et des processus.

CONSEIL : En général, plus les marchandises sont précieuses ou ont une rotation rapide, plus fréquemment vous devriez inclure l’inventaire du magasin (inventaire des marchandises) dans votre planning.

Procédure de réalisation de l’inventaire en magasin

Pour que l’inventaire se déroule efficacement et avec un impact minimal sur l’activité normale du magasin, il est bon de suivre une procédure claire. Voici les étapes éprouvées que nous recommandons :

1. Préparation de l’inventaire – fixation de la date, traitement de tous les mouvements de stocks (bons de réception, bons de sortie, transferts, etc.), nettoyage des locaux, fermeture ou limitation des ventes, préparation des formulaires ou des appareils mobiles (lecteurs).
2. Répartition du travail – constitution des équipes, attribution de sections ou catégories spécifiques aux employés, formation à la méthodologie et aux procédures d’inventaire.
3. Comptage physique – recomptage manuel des marchandises directement en magasin ou en entrepôt, vérification du nombre de pièces, d’emballages ou d’unités, marquage des articles déjà comptés pour éviter les doublons.
4. Comparaison avec l’état comptable (investigation des différences) – enregistrement des résultats dans le logiciel, comparaison des états réels avec les registres, identification des différences (manques, excédents, fiches mal tenues).
5. Évaluation de l’inventaire – analyse des résultats, recherche des causes des anomalies, proposition de mesures pour limiter les erreurs, mise à jour du système de gestion des stocks et préparation des documents comptables.

À prendre en compte : La description du processus d’inventaire en magasin ci-dessus montre que l’inventaire ne se limite pas au simple comptage, mais concerne aussi l’organisation, la prévention des erreurs et l’évaluation ultérieure.

Inventaire en interne vs inventaire par des professionnels

Les commerçants sont souvent confrontés à la décision de réaliser l’inventaire par leurs propres moyens (avec leurs employés) ou de le confier à une entreprise spécialisée. Les deux approches ont leurs avantages et inconvénients – cela dépend de la taille de l’activité, des capacités des employés, des exigences de précision et de rapidité, etc.

Le tableau ci-dessus montre que l’inventaire en interne peut convenir aux petits magasins, mais pour les plus grandes activités ou lorsqu’une précision et rapidité maximales sont attendues, une solution professionnelle est préférable.

CONSEIL : Si vous préférez réaliser l’inventaire avec vos propres employés tout en le gardant précis et efficace, nous proposons notre logiciel expert. Et nous pouvons aussi vous prêter des lecteurs et autre matériel.

Conseils d’experts pour l’inventaire en magasin

L’inventaire peut être exigeant en temps et en organisation. Mais si vous le planifiez bien et utilisez des procédures éprouvées, vous le réaliserez plus rapidement, avec moins d’erreurs et sans stress inutile.

• Préparez-vous à l’avance – fixez la date, préparez les formulaires et les lecteurs, assurez l’organisation
• Utilisez des lecteurs de codes – ils éliminent les erreurs, accélèrent tout et facilitent la comparaison avec la base de données
• Arrêtez la réception et la sortie des marchandises – ne faites aucun mouvement de marchandises pendant l’inventaire
• Divisez le magasin en sections – procédez par zones pour garder la trace de ce qui est compté
• Concentrez-vous sur les articles à risque – vérifiez séparément les marchandises plus chères ou qui disparaissent souvent
• Assurez la tranquillité du travail – éliminez les perturbations et n’impliquez que les employés désignés
• Évaluez l’inventaire immédiatement – les résultats frais ont la plus grande valeur informative
• Adaptez l’ordre de comptage – au stockage réel et procédez systématiquement de gauche à droite (ne faites jamais l’inventaire dans l’ordre des registres comptables ou des listes préimprimées)
• Effectuez toujours l’inventaire en aveugle – c’est-à-dire de manière à ce que l’employé chargé de l’inventaire ne sache pas à l’avance quels nombres il doit obtenir.

Et après l’avoir terminé ? Transmettez immédiatement les conclusions et prenez si nécessaire les mesures appropriées dans l’entreprise pour optimiser les processus internes sans délai inutile.

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