Dictionnaire des inventaires et autres informations utiles

Processus permettant de déterminer l’état réel des actifs, des stocks et des passifs de l’entreprise, en vérifiant si tout correspond aux registres comptables. Il fait partie d’un processus plus large d’inventorisation.

Comprend l’inventaire, c’est-à-dire le processus de détermination de l’état réel des actifs, et la comparaison avec l’état comptable, suivie du calcul des écarts d’inventaire et enfin de leur comptabilisation.

Contrôle récurrent qui peut être effectué mensuellement, trimestriellement ou selon les règles internes. L’objectif est de vérifier régulièrement la concordance entre les registres comptables et l’état réel des stocks.

Il s’agit d’un inventaire où l’état et le nombre sont physiquement contrôlés par le personnel interne ou un prestataire externe de services d’inventaire, effectué pour les biens de nature matérielle.

Il est généralement effectué pour les comptes bancaires, les créances, les dettes et les types d’actifs pour lesquels un inventaire physique ne peut pas être réalisé, par exemple en raison de leur nature immatérielle.

Base de données ou fichier de données de tous les actifs circulants pour toute l’existence de l’entreprise, contenant généralement le numéro d’article interne, le code-barres, le nom, l’unité de mesure et le prix d’achat unitaire. Sert de base de données principale pour LISW.

Fichier de données contenant les éléments d’actifs circulants avec un niveau de stock non nul ; cet import est utilisé après l’inventaire et sert à l’inventorisation totale et au calcul des écarts.

Il s’agit d’un fichier de données que le client reçoit après la finalisation de l’inventaire par Leite. Ce fichier contient les mêmes informations que l’import de données et est complété par les écarts pour chaque article.

L’inventaire doit identifier les écarts entre les registres et la réalité, donc trois résultats sont possibles : L’état comptable correspond à l’état physique (idéal), ou il y a des écarts positifs (excédents) ou négatifs (manques).

Organe consultatif et de contrôle pour l’inventorisation des actifs, qui rédige un rapport sur les résultats de l’inventaire dans l’entreprise, signé par ses membres

Enregistrement des résultats d’inventaire, dans lequel sont consignés les états réels constatés des actifs et des passifs ; sert de preuve pour la comptabilité et doit être signé par les personnes responsables.

Effectuer un inventaire physique est une obligation pour toute société qui possède des stocks, des actifs ou des caisses. Cette obligation est imposée par l’article 6, paragraphe 3 de la loi sur la comptabilité. Si l’inventorisation n’est pas effectuée, la comptabilité est considérée comme non probante, selon l’article 8, paragraphe !

Elle est définie par la loi sur la comptabilité (§ 29 et § 30), qui impose aux entités comptables, aux sociétés, l’obligation d’effectuer l’inventorisation au moins une fois par exercice comptable, donc au minimum une fois par an (typiquement à la date du bilan).

Il s’agit d’un inventaire du même actif par deux inventoristes indépendants, suivi d’une comparaison de leurs résultats et d’une vérification des écarts éventuels ; après leur correction suit l’investigation des écarts ; c’est une forme très précise d’inventaire, mais aussi l’une des plus coûteuses.

Processus de comparaison entre les quantités physiquement comptées et les quantités indiquées en comptabilité, l’investigation fait suite à l’inventaire et fait partie de l’inventorisation globale des actifs de l’entreprise. L’objectif est de déterminer la cause des écarts et de prendre des mesures correctives ou d’effectuer des corrections dans les registres.

Sert à marquer l’emplacement dans le cadre de l’inventaire, ces étiquettes doivent toujours être uniques, idéalement identifiées numériquement ou par une combinaison logique alphanumérique.

Marquage unique et non interchangeable des actifs qui sert à leur enregistrement et à leur localisation facile, généralement il s’agit d’un numéro de fiche de stock, code-barres, code QR ou code RFID.

Pour chaque inventaire (particulièrement les plus importants), il est conseillé de diviser l’espace en zones plus petites, qui peuvent être des pièces, des parties d’entrepôt, des rayonnages ou par exemple des étagères ; avoir l’espace ainsi divisé et marqué est une partie importante de la préparation à l’inventaire, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps pendant le processus !