Glosario de inventarios y otras curiosidades

Proceso en el que se determina el estado real de los activos, las existencias y las obligaciones de la empresa, comprobando si todo se corresponde con los registros contables. Es parte de un proceso de inventario más amplio.

Incluye el inventario, es decir, el proceso de determinar el estado real de los activos, y la comparación con el estado contable, seguido del cálculo de las denominadas diferencias de inventario y, por último, su contabilización.

Control repetido que puede realizarse, por ejemplo, mensualmente, trimestralmente o según la normativa interna. El objetivo es verificar continuamente la coherencia entre los registros contables y el estado real de las existencias.

Se trata de un inventario en el que el estado y el número son comprobados físicamente por los propios empleados o por un proveedor externo de servicios de inventario, y se lleva a cabo en activos de naturaleza material.

Se realiza generalmente para cuentas bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y para ese tipo de activos para los que no se puede realizar un inventario físico, por ejemplo, debido a su naturaleza intangible.

Base de datos o archivo de datos de todos los activos corrientes durante toda la existencia de la empresa, que generalmente contiene el número interno del artículo, el código de barras, el nombre, la unidad de medida y el precio de compra unitario. Sirve como base de datos básica para LISW.

Archivo de datos que contiene los elementos de los activos corrientes con un estado de existencias distinto de cero; esta importación se utiliza después de realizar el inventario y sirve para el inventario general y el cálculo de las diferencias.

Se trata de un archivo de datos que el cliente recibe tras la finalización del inventario por parte de Leite. Este archivo contiene los mismos datos que la importación de datos y se complementa con las diferencias de cada elemento.

El inventario debe revelar las diferencias entre el registro y la realidad, por lo que pueden darse tres resultados: El estado contable coincide con el físico (ideal), o se encuentran diferencias positivas (excedentes) o negativas (faltantes).

Órgano asesor y de control para el ámbito de la inventarización de activos, cuando esta comisión redacta un acta con las firmas de sus miembros sobre el resultado del inventario en la empresa

Registro de los resultados del inventario, en el que se registran los estados reales de los activos y pasivos detectados; sirve como prueba para la contabilidad y debe ser firmado por las personas responsables.

Toda sociedad que tenga existencias, activos o cajas registradoras tiene la obligación de realizar un inventario físico. Esta obligación se les impone en el artículo 6, apartado 3, de la Ley de Contabilidad. Si no se realiza el inventario, la contabilidad se considera no probatoria, sobre la base del artículo 8.

La define la Ley de Contabilidad (artículos 29 y 30 de la ZoÚ), que impone a las unidades contables, a las sociedades, la obligación de realizar un inventario, al menos una vez por período contable, es decir, al menos una vez al año (normalmente suele ser en la fecha del balance).

Se trata de un inventario del mismo activo por dos inventariadores independientes, cuando luego se comparan sus resultados y se comprueban las posibles diferencias; tras su corrección, se investigan las diferencias; se trata, por tanto, de una forma de inventario muy precisa, pero también una de las más costosas.

Proceso de comparación de la cantidad contada físicamente y la cantidad indicada en la contabilidad, mientras que la Investigación sigue al inventario y es una de las partes del inventario general de activos en la empresa. El objetivo aquí es averiguar la causa de las diferencias y adoptar medidas correctivas o correcciones en el registro.

Sirve para marcar la ubicación dentro del inventario, cuando tales etiquetas deben ser siempre completamente únicas, idealmente marcadas numéricamente o con una combinación alfabético/numérica lógica.

Designación única e inequívoca de los activos, que sirve para su registro y fácil localización, generalmente se trata de un número de tarjeta de almacén, código de barras, código QR o código RFID.

Para cada inventario (especialmente para los más grandes) es aconsejable dividir la superficie en ubicaciones más pequeñas, que pueden ser habitaciones, partes del almacén, estanterías en él o, por ejemplo, baldas en la estantería; tener el espacio dividido y marcado de esta manera es una parte importante de la preparación del inventario, ¡lo que puede ahorrar mucho tiempo durante el proceso!