Inventario y proceso de comprensión

¿QUÉ ES EL PROCESO DE COMPRENSIÓN EN UN INVENTARIO Y POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE?

Seguro que alguna vez ha vivido la situación de comprar un coche, una cocina o incluso algo tan banal como un teléfono móvil. Seguro que el vendedor le ha bombardeado con preguntas, como cuál es su presupuesto, cuál es su estilo de vida, qué parámetros espera, etc. Esto se debe a una simple razón: todo vendedor quiere entenderle (o debería quererlo), sus necesidades y deseos, para ofrecerle el producto o servicio más adecuado. Sólo así obtendrá, dentro de lo posible, lo que realmente desea, y así saldrá satisfecho de la tienda o del PC. Y tal vez vuelva a ese vendedor alguna vez… Y esta situación se aplica exactamente a los servicios de inventario. Si una empresa que prepara una oferta de sus servicios está sinceramente interesada en el cliente, entonces este proceso de comprensión le espera.

¿Cuáles son los objetivos del proceso de comprensión en un inventario?

En esencia, deberían ser preguntas dirigidas a comprender lo siguiente:

• ¿Qué necesidades y expectativas tiene del inventario?
• ¿Qué particularidades tiene como cliente (su empresa)?
• ¿Cómo debe ser el resultado, la salida del inventario?
• ¿Cómo va a trabajar con la salida del inventario?

Sólo después de responder a estas preguntas, la agencia que ofrece inventarios llave en mano puede proponer un proceso de inventario óptimo y elaborar un presupuesto que sea beneficioso para ambas partes. Precisamente por eso, todo este proceso inicial, el proceso de comprensión, es tan importante en un inventario.

Preguntas dentro del proceso de comprensión del inventario

Tanto si se trata de un inventario de mercancías como de un inventario de activos, las preguntas lógicamente siempre se repiten.

1/ ¿En qué fecha debe realizarse el inventario llave en mano?

Los inventarios se suelen planificar con mucha antelación. Nos gusta decir que un inventario puede realizarse de 2 maneras. O bien rápido o bien bien.

Si nos damos cuenta de que también es necesario pasar por el proceso de comprensión en un inventario, elaborar un presupuesto, acordar un calendario, preparar un contrato, preparar y comprobar la compatibilidad de los datos en ambas partes, planificar a los trabajadores del inventario y, por casualidad, se consigue «acertar» con una fecha que no coincida con otros inventarios acordados previamente, entonces es como mínimo un mes. Sin embargo, de media, hay que contar con 3 meses desde el contacto inicial hasta la realización del inventario.

Consejo para todos aquellos que planean ponerse en contacto con una empresa externa para la realización de un inventario: No tarde en encargar el inventario y, desde luego, no deje nada para el último momento.

2/ ¿Cuáles son las posibilidades operativas para la realización del inventario?

Nuestro estándar es satisfacer al máximo al cliente y no limitar su funcionamiento. Normalmente, el inventario de mercancías en el comercio minorista se realiza en horario nocturno, el inventario de activos de un proyecto de promoción inmobiliaria de nueva apertura antes del inicio de la actividad principal o el inventario de una empresa de producción durante las vacaciones de toda la empresa o en temporada baja.

3/ ¿Cuál es el objeto del inventario llave en mano?

Lo más frecuente es que se trate de un inventario de mercancías en el comercio minorista, un inventario de activos o un inventario de activos corrientes. Depende de las necesidades de la empresa.

Especialmente en el caso del inventario de activos, es necesario definir su objeto con el mayor detalle posible. Esto se debe a la naturaleza de los activos y a la legislación, donde no se establece claramente el límite inferior del precio de adquisición de los activos de escaso valor. ¿Será sólo un inventario de mobiliario de oficina? ¿Será también un inventario de equipos informáticos? ¿También serán objeto del inventario los medios de transporte? ¿Formará parte del encargo un inventario de activos intangibles?

4/ ¿Está el objeto del inventario visiblemente marcado con un identificador?

Un inventario clásico de mercancías o existencias llave en mano se realiza mediante un software de inventario. En nuestro caso, se trata del software LISW y, además, mediante equipos de hardware en los que está instalado este software de inventario. Normalmente, se trata de lectores de códigos.

Para poder realizar un inventario llave en mano mediante software y hardware de inventario, es necesario que el objeto del inventario esté marcado con un identificador único: puede ser un código de barras, un código QR, un número de tarjeta de activo, un número de tarjeta de almacén o un código RFID. Sólo entonces puede tener lugar la llamada recogida de datos mediante un lector.

El inventario de activos es específico en el ámbito de su marcado con un identificador único. Si los activos están marcados, el proceso de recogida de datos se desarrolla igual que en el caso de las mercancías o los materiales. Si no es así, entonces es necesario combinar el propio inventario con la producción e impresión de etiquetas de activos, con las que marcamos los activos, y cada inventario posterior será entonces más rápido, sencillo y barato.

5/ ¿En qué formato espera la salida del inventario realizado?

Además del acta de realización del inventario o del acta de inventario, el cliente suele necesitar los datos también en formato electrónico. Estos datos sirven para importarlos al sistema de información del cliente. La tendencia actual es «cargar» estos datos de facto con un solo clic en lugar de transcribirlos servilmente artículo por artículo. Para poder preparar y programar la salida del inventario en la forma que el cliente solicita, es necesario conectar a las personas de ambas partes (personal de TI) que juntos prueben esta salida del inventario incluso antes de su inicio.

6/ ¿Cuál es el número de unidades del objeto del inventario?

Atención, se trata de una pregunta clave para la elaboración del presupuesto, la delimitación de un plazo de tiempo suficiente para la realización del inventario y la planificación de un número suficiente de trabajadores. Normalmente, para el número óptimo de trabajadores y la duración del inventario, utilizamos datos históricos de inventarios similares, sobre todo datos relativos al rendimiento por hora, es decir, a la productividad laboral de los trabajadores.

CONSEJO: Tenga preparada la información sobre el número de cantidades que estarán sujetas al inventario que solicita. Si no dispone de datos precisos, prepare al menos una estimación aproximada y burda.

Otras preguntas habituales en los inventarios en este proceso

• ¿Cuál es el método de almacenamiento de las mercancías?
• ¿Están las mercancías almacenadas en altura?
• ¿Cuál es el número de equipos VZV funcionales disponibles para el inventario?
• ¿Quién es la persona de contacto que actúa en asuntos operativos, jurídicos y de TI?
• ¿Está interesado en un encargo único o se trata de un contrato a largo plazo?
• ¿Cómo proceder en caso de encontrar activos o mercancías dañadas?
• ¿Qué unidades de medida utiliza internamente?
• ¿Cuándo se cierra la licitación para la realización del inventario llave en mano?
• ¿Qué tamaño debe tener la etiqueta de inventario de los activos en caso de que se marquen durante el inventario?
• ¿Qué diseño debe tener la etiqueta de inventario de los activos?
• ¿Qué debe contener la etiqueta de inventario de los activos?

Errores más frecuentes en el proceso de comprensión del inventario

1/ No facilitar información veraz o facilitar información inexacta

Se trata probablemente del error más grave, que puede provocar, en el mejor de los casos, complicaciones durante el inventario y, en el peor, la no finalización del inventario dentro del plazo acordado. Es comprensible que se trate de información delicada y a veces no hay voluntad de facilitar esta información a terceros.

2/ Definición poco clara de las condiciones de la licitación

Recibirá varias ofertas de precios, cada una de las cuales se elaborará de forma diferente, por lo que no será posible comparar y evaluar estas ofertas de precios para la realización del inventario . Es decir, cuál de ellas es la más ventajosa para usted. Por lo tanto, para las empresas, defina todo de antemano según las instrucciones anteriores.

3/ Suposiciones en lugar de hechos

Nunca suponga nada. Las realidades que pueden parecer obvias para la empresa de inventario no lo son para sus clientes. Y también en el caso contrario, cuando el cliente espera algo pero no se nombra claramente en relación con la empresa de inventario. Nombre los conceptos básicos antes de iniciar la cooperación y pruebe los datos.

4/ Definición insuficiente o incompleta de las funciones durante el inventario

Aquí puede haber entonces «discusiones» sobre las funciones, competencias y responsabilidades, y en general retrasos durante el inventario entre los trabajadores del cliente y el proveedor de servicios de inventario. Lo que entonces no hará más que retrasar a los trabajadores que realizan el inventario, y por tanto al propio inventario.

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Si está planeando un inventario en su empresa y le gustaría subcontratarlo por cualquier motivo a una empresa profesional que preste tales servicios, las preguntas anteriores le indicarán cómo encargar la licitación con precisión. Sin embargo, si le ha atraído cómo realizamos los inventarios de mercancías o los inventarios de activos en Leite, basta con que se ponga en contacto con nosotros a través de un formulario de consulta no vinculante. Y, por supuesto, ¡prestamos muchos más servicios!