Inventario en la tienda: una visión general completa

Inventario en la tienda: Razones, frecuencia, procedimiento y consejos de profesionales

¿Por qué hacer un inventario en la tienda, almacén o en toda la red? Y si es obligatorio, ¿con qué frecuencia es óptimo realizarlo? En este nuevo artículo, no solo aprenderá eso, sino que también le recomendaremos el procedimiento ideal para los inventarios en la tienda, le ofreceremos una visión general para decidir cuándo es el momento de invitar a expertos a la empresa para que realicen el inventario, ¡y al final compartiremos algunos consejos útiles!

¿Por qué hacer un inventario en la tienda?

El inventario en la tienda es obligatorio por ley, cuando las unidades contables (empresas) deben demostrar al menos una vez al año que el estado real de las existencias corresponde a los registros en su contabilidad. Este requisito legislativo es la principal razón para llevarlo a cabo. Además, también aporta ventajas prácticas:

Gracias a la revisión periódica de las mercancías, la empresa no solo cumple con su obligación legal, sino que también obtiene información valiosa para su gestión, que puede seguir aprovechando en el negocio.

¿Con qué frecuencia hacer un inventario en la tienda?

La frecuencia del inventario depende del tamaño de la tienda, el surtido y los procesos internos. En general, cuanto mayor sea la rotación de mercancías y más frecuentes sean los cambios en las existencias, más a menudo es aconsejable realizar el inventario. Además, es importante tener en cuenta el resultado del inventario anual. En el caso de las tiendas o sucursales con peores resultados, es aconsejable realizar inventarios con mayor frecuencia y centrarse en la protección y la gestión de las existencias y los activos.

• Inventario anual (obligación mínima) – obligatorio por ley, sirve para cerrar el ejercicio contable y conciliar las existencias con la contabilidad.
• Inventario trimestral (o semestral) – recomendado para tiendas con un surtido más amplio, donde los errores se acumulan fácilmente, ya que ayuda a mantener una visión general más precisa de las existencias. Adecuado para tiendas con malos resultados en el inventario anual y para tiendas con resultados deficientes.
• Inventario mensual – adecuado para tiendas con una alta rotación de mercancías, entregas frecuentes y un alto riesgo de pérdidas (por ejemplo, alimentos, droguería).
• Inventario cíclico – controles continuos de categorías o estanterías específicas. Gracias a esto, no es necesario detener el funcionamiento y, sin embargo, tiene las existencias bajo control.
• Inventario parcial – control de una parte específica del surtido (por ejemplo, una categoría seleccionada), que permite detectar discrepancias sin detener todo el funcionamiento. Adecuado, por ejemplo, para mercancías de riesgo y para mercancías con un precio más elevado (un par de panecillos frente a un par de pañuelos muy caros).
• Inventario ad-hoc – control extraordinario en caso de sospecha de robo, errores del sistema, cambio de titularidad o cambio de proveedores y procesos.

CONSEJO: En general, cuanto más valiosas o de rotación rápida sean las mercancías que venda, más a menudo debería incluir el inventario de la tienda (inventario de mercancías) en su plan.

Procedimiento para realizar el inventario en la tienda

Para que el inventario se lleve a cabo de forma eficaz y con el menor impacto posible en el funcionamiento normal de la tienda, es bueno seguir un procedimiento claro. Los pasos probados son los siguientes:

1. Preparación del inventario – establecimiento de la fecha, procesamiento de todos los movimientos de existencias (entradas, salidas, transferencias, etc.), limpieza de las instalaciones, cierre o limitación de las ventas, preparación de formularios o dispositivos móviles (lectores).
2. Distribución del trabajo – formación de equipos, asignación de secciones o categorías específicas a los distintos trabajadores, formación sobre la metodología y el método de inventario e inventarización.
3. Recuento físico – recuento manual de las mercancías directamente en la tienda o en el almacén, comprobación del número de piezas, embalajes o unidades, marcado de los artículos ya contados para evitar duplicidades.
4. Comparación con el estado contable (investigación de las diferencias) – registro de los resultados en el software, comparación de los estados reales con los registros, identificación de las diferencias (faltante, excedente, tarjetas mal gestionadas).
5. Evaluación del inventario – análisis de los resultados, búsqueda de las causas de las discrepancias, propuesta de medidas para limitar los errores, actualización del sistema de almacén y preparación de los documentos para la contabilidad.

Es bueno tener en cuenta: La descripción del proceso de inventario en la tienda anterior muestra que el inventario no se trata solo del recuento en sí, sino también de la organización, la prevención de errores y también de la evaluación posterior.

Inventario propio vs. inventario de profesionales

Los comerciantes a menudo se enfrentan a la decisión de si realizar el inventario por sus propios medios (con sus empleados) o si es mejor confiarlo a una empresa especializada. Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas: depende del tamaño de la operación, la capacidad de los empleados, los requisitos de precisión y velocidad, etc.

La tabla anterior muestra que el inventario propio puede ser adecuado para las tiendas más pequeñas, pero para las operaciones más grandes o donde se espera máxima precisión y velocidad , merece la pena una solución profesional.

CONSEJO: Si prefiere realizar el inventario con sus propios empleados y, al mismo tiempo, tenerlo preciso y eficaz, le ofrecemos nuestro software experto. Y también estaremos encantados de prestarle lectores, etc. hardware.

Consejos de expertos para el inventario en la tienda

El inventario puede ser exigente en términos de tiempo y organización. Sin embargo, si lo planifica bien y utiliza procedimientos probados, podrá gestionarlo más rápido, con menos errores y sin estrés innecesario.

• Prepárese con antelación – establezca la fecha, prepare los formularios y los lectores, asegure la organización
• Utilice lectores de códigos – eliminan los errores, aceleran todo y facilitan la comparación con la base de datos
• Detenga la recepción y la salida de mercancías – no realice ningún movimiento de mercancías durante el inventario
• Divida la tienda en secciones – proceda por zonas para tener una visión general de lo que se ha contado
• Céntrese en los artículos de riesgo – es mejor controlar por separado las mercancías más caras o que desaparecen con frecuencia
• Asegure la tranquilidad para trabajar – elimine las influencias perturbadoras e involucre solo a los empleados asignados
• Evalúe el inventario inmediatamente – los resultados recientes tienen el mayor valor informativo
• Adapte el orden de recuento – al almacenamiento real y proceda sistemáticamente de izquierda a derecha (nunca realice el inventario en el orden en que lo tiene en los registros contables o en las listas preimpresas)
• Realice siempre el inventario a ciegas – es decir, de forma que el trabajador del inventario no sepa de antemano a qué números tiene que llegar.

¿Y después de su despacho? Transmita directamente las conclusiones y, en su caso, establezca las medidas necesarias en la empresa para agilizar y optimizar los procesos internos sin demoras innecesarias.

¿Necesita ayuda con el inventario? Estamos aquí para usted Ofrecemos inventarios llave en mano, concretamente el inventario de mercancías o el inventario de activos. Y estamos a su disposición incluso si solo necesita una consulta de inventario o realizar una auditoría de inventario después. Más información en la visión general de los servicios de inventario.