Inventur und Verständnisprozess

WAS IST DER INVENTURVERSTÄNDNISPROZESS UND WARUM IST ER SO WICHTIG?

Sicherlich haben Sie schon einmal eine Situation erlebt, in der Sie ein Auto, eine Küche oder auch nur etwas Banales wie ein Mobiltelefon gekauft haben. Sicherlich hat Sie der Verkäufer mit Fragen überschüttet, zum Beispiel, wie hoch Ihr Budget ist, wie Ihr Lebensstil aussieht, welche Parameter Sie erwarten usw. Das hat einen einfachen Grund: Jeder Verkäufer möchte (oder sollte) Ihre Bedürfnisse und Wünsche verstehen, um Ihnen das am besten geeignete Produkt oder die am besten geeignete Dienstleistung anbieten zu können. Nur so erhalten Sie im Rahmen der Möglichkeiten das, was Sie wirklich wollen, und verlassen das Geschäft oder Ihren PC zufrieden. Und vielleicht kehren Sie irgendwann wieder zu diesem Verkäufer zurück… Genauso verhält es sich mit Inventurdienstleistungen. Wenn das Unternehmen, das sein Dienstleistungsangebot vorbereitet, ein aufrichtiges Interesse an seinen Kunden hat, erwartet Sie dieser Verständnisprozess.

Was sind die Ziele des Inventurprozesses?

Im Wesentlichen sollten es Fragen sein, die zum Verständnis der folgenden Punkte beitragen:

• Was sind Ihre Anforderungen und Erwartungen an die Inventur?
• Welche Besonderheiten haben Sie als Kunde (Ihr Unternehmen)? 
• Wie soll das Ergebnis, der Auszug der Inventur, aussehen?
• Wie werden Sie mit den Inventurergebnissen weiterarbeiten?

Erst nach Beantwortung dieser Fragen kann die Agentur, die schlüsselfertige Inventuren anbietet, einen optimalen Inventurprozess vorschlagen und ein Preisangebot erstellen, das für beide Seiten vorteilhaft ist. Genau deshalb ist dieser gesamte einleitende Prozess, der Verständnisprozess, bei der Inventur so wichtig.

Fragen im Rahmen des Inventurprozesses

Ob es sich nun um eine Warenbestandsaufnahme oder eine Vermögensbestandsaufnahme handelt, die Fragen wiederholen sich logischerweise immer.

1/ Zu welchem Zeitpunkt soll die schlüsselfertige Inventur stattfinden? 

Inventuren werden standardmäßig lange im Voraus geplant. Wir sagen gerne, dass eine Inventur auf zwei Arten durchgeführt werden kann. Entweder schnell oder gut.

Wenn wir bedenken, dass auch bei der Inventur ein Verständnisprozess durchlaufen, ein Preisangebot erstellt, ein Zeitplan vereinbart, ein Vertrag vorbereitet, die Kompatibilität der Daten auf beiden Seiten vorbereitet und überprüft und die Inventurkräfte eingeplant werden müssen und man zufällig einen Termin findet, der nicht mit anderen, im Voraus vereinbarten Inventuren kollidiert, dann dauert dies mindestens einen Monat. Im Durchschnitt muss man jedoch von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Durchführung der Inventur mindestens einen Monat einplanen. anderen, im Voraus vereinbarten Inventuren kollidiert, dauert dies mindestens einen Monat. Im Durchschnitt muss man jedoch von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Durchführung der Inventur mit drei Monaten rechnen.

Tipp für alle, die für die Durchführung der Inventur ein externes Unternehmen beauftragen möchten: Zögern Sie nicht mit der Beauftragung der Inventur und schieben Sie nichts auf den letzten Drücker.

2/ Welche Betriebsmöglichkeiten gibt es für die Durchführung der Inventur?

Unser Standard ist es, dem Kunden maximal entgegenzukommen und seinen Betrieb nicht einzuschränken. In der Regel wird die Bestandsaufnahme im Einzelhandel in den Nachtstunden durchgeführt, die Bestandsaufnahme des Vermögens eines neu eröffneten Entwicklungsprojekts vor Aufnahme des regulären Betriebs oder die Bestandsaufnahme eines Produktionsunternehmens während der Betriebsferien oder in der Nebensaison.

3/ Was ist Gegenstand einer schlüsselfertigen Inventur?

Am häufigsten handelt es sich dabei um die Bestandsaufnahme von Waren im Einzelhandel, die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten oder die Bestandsaufnahme von Umlaufvermögen. Das hängt von den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab.

Insbesondere bei der Bestandsaufnahme von Vermögenswerten ist es erforderlich, deren Gegenstand so detailliert wie möglich zu definieren. Dies liegt an der Art der Vermögenswerte und der Gesetzgebung, da keine eindeutige Untergrenze für den Anschaffungspreis von Kleinvermögen festgelegt ist. Handelt es sich nur um eine Bestandsaufnahme von Büromöbeln? Umfasst sie auch IT-Ausstattung? Sind auch Transportmittel Gegenstand der Bestandsaufnahme? Ist die Bestandsaufnahme von immateriellem Vermögen Teil des Auftrags?

4/ Ist der Gegenstand der Inventur sichtbar mit einer Kennzeichnung versehen?

Die klassische Bestandsaufnahme von Waren oder Lagerbeständen erfolgt mithilfe einer Inventursoftware. In unserem Fall handelt es sich um die Software LISW und um die Hardware, auf der diese Inventursoftware installiert ist. In der Regel sind dies Barcodelesegeräte.

Um eine schlüsselfertige Inventur mit Inventursoftware und -hardware durchführen zu können, muss der Inventurgegenstand mit einer eindeutigen Kennung versehen werden – dies kann ein Barcode, ein QR-Code, eine Anlagenkartennummer, eine Lagerkartennummer oder ein RFID-Code sein. Erst dann kann die sogenannte Datenerfassung mit einem Lesegerät erfolgen.

Die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten ist hinsichtlich ihrer Kennzeichnung mit einer eindeutigen Identifikationsnummer spezifisch. Wenn das Vermögen gekennzeichnet ist, verläuft der Datenerfassungsprozess genauso wie bei Waren oder Materialien. Ist dies nicht der Fall, muss die Bestandsaufnahme selbst mit der Herstellung und dem Druck von Vermögensetiketten verbunden werden, mit denen wir das Vermögen kennzeichnen, und jede weitere Bestandsaufnahme wird dann schneller, einfacher und kostengünstiger.

5/ In welchem Format erwarten Sie die Ergebnisse der durchgeführten Bestandsaufnahme?

Neben dem Protokoll über die Durchführung der Inventur oder dem Inventarprotokoll benötigt der Kunde standardmäßig auch Daten in elektronischer Form. Diese Daten dienen zum Import in das Informationssystem des Kunden. Der heutige Trend geht dahin, diese Daten mit einem einzigen Klick zu „laden“, anstatt sie mühsam einzeln abzutippen. Damit wir den Inventurausgang in der vom Kunden gewünschten Form vorbereiten und programmieren können, müssen die Mitarbeiter auf beiden Seiten (IT-Mitarbeiter) miteinander verbunden werden, die diesen Inventurausgang gemeinsam vor Beginn der Inventur testen.

6/ Wie viele Einheiten umfasst der Inventargegenstand?

Achtung, dies ist eine entscheidende Frage für die Erstellung des Preisangebots, die Festlegung eines ausreichenden Zeitfensters für die Durchführung der Inventur und die Planung einer ausreichenden Anzahl von Mitarbeitern. Standardmäßig verwenden wir für die optimale Anzahl von Mitarbeitern und die Dauer der Inventur historische Daten aus ähnlichen Inventuren, insbesondere Daten zur Stundenleistung bzw. zur Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter. 

TIPP: Halten Sie Informationen über die Menge bereit, die Gegenstand Ihrer Bestandsaufnahme sein wird. Wenn Sie keine genauen Daten haben, erstellen Sie zumindest eine grobe Schätzung.

Weitere häufig gestellte Fragen zur Inventur in diesem Prozess

• Wie werden die Waren gelagert?
• Wird die Ware in der Höhe gelagert?
• Wie viele funktionstüchtige Gabelstapler stehen für die Inventur zur Verfügung?
• Wer ist der Ansprechpartner für betriebliche, rechtliche und IT-Angelegenheiten?
• Are you interested in a one-time job or a long-term contract?
• What should you do if you find damaged property or goods?
• What units of measurement do you use internally?
• When is the deadline for the tender for the turnkey inventory?
• What size should the inventory label be when marking assets during inventory?
• What layout should the asset inventory label have?
• What should an asset inventory label contain?

The most common mistakes in understanding the inventory process

1/ Failure to provide truthful information or provision of inaccurate information

Es handelt sich hierbei um den wohl schwerwiegendsten Fehler, der im besten Fall zu Komplikationen bei der Inventur und im schlimmsten Fall sogar dazu führen kann, dass die Inventur nicht innerhalb der vereinbarten Frist abgeschlossen werden kann. Es ist verständlich, dass es sich um sensible Informationen handelt und manchmal keine Bereitschaft besteht, diese Informationen an Dritte weiterzugeben. Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)

2/ Unklare Definition der Bedingungen des Auswahlverfahrens

Sie erhalten mehrere Preisangebote, die jeweils unterschiedlich aufbereitet sind, sodass es nicht möglich ist, diese Preisangebote für die Durchführung der Inventur zu vergleichen und zu bewerten. Das heißt, Sie können nicht entscheiden, welches Angebot für Sie am günstigsten ist. Definieren Sie daher gemäß der obigen Anleitung lieber alles im Voraus für die Unternehmen.

3/ Vermutungen statt Fakten

Gehen Sie niemals von irgendetwas aus. Fakten, die für das Inventurunternehmen selbstverständlich sein mögen, sind für dessen Kunden nicht unbedingt selbstverständlich. Das gilt auch umgekehrt, wenn der Kunde etwas erwartet, dies aber gegenüber dem Inventurunternehmen nicht klar benannt hat. Legen Sie vor Beginn der Zusammenarbeit die grundlegenden Begriffe fest und überprüfen Sie die Daten.

4/ Unzureichende oder unvollständige Definition der Rollen während der Inventur

Hier kann es zu „Auseinandersetzungen“ über Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten kommen, was insgesamt zu Verzögerungen bei der Inventur zwischen den Mitarbeitern des Kunden und dem Anbieter der Inventurdienstleistungen führt. Dies wiederum verzögert die Arbeit der Mitarbeiter, die die Inventur durchführen, und damit auch die Inventur selbst.

Ist unser Ansatz für Sie sinnvoll? Fordern Sie eine Bestandsaufnahme bei uns an.

Wenn Sie gerade eine Inventur in Ihrem Unternehmen planen und diese aus irgendeinem Grund an ein professionelles Unternehmen auslagern möchten, das solche Dienstleistungen anbietet, helfen Ihnen die oben genannten Fragen dabei, die Ausschreibung präzise zu formulieren. Wenn Sie jedoch daran interessiert sind, wie wir bei Leite die Inventur von Waren oder Vermögenswerten durchführen, kontaktieren Sie uns einfach über das unverbindliche Anfrageformular. Und natürlich bieten wir noch viel mehr Dienstleistungen an!