Inventur im Geschäft: Gründe, Häufigkeit, Vorgehen und Tipps von Profis
Warum überhaupt eine Inventur im Geschäft, im Laden, im Lager, im gesamten Filialnetz durchführen? Und wenn sie obligatorisch ist, wie oft ist es optimal, sie durchzuführen? In diesem neuen Artikel erfahren Sie nicht nur das, sondern wir empfehlen Ihnen auch das ideale Vorgehen für Inventuren im Geschäft, bieten Ihnen einen Überblick, anhand dessen Sie entscheiden können, wann es an der Zeit ist, Experten für die Inventur in Ihr Unternehmen zu holen, und zum Schluss geben wir Ihnen noch ein paar nützliche Tipps!
Warum überhaupt eine Inventur im Geschäft durchführen?
Die Inventur im Geschäft ist gesetzlich vorgeschrieben, wobei die Rechnungslegungseinheiten (Unternehmen) mindestens einmal jährlich nachweisen müssen, dass der tatsächliche Lagerbestand mit den Aufzeichnungen in ihrer Buchhaltung übereinstimmt. Diese gesetzliche Anforderung ist der
| Aufdeckung von Diebstählen, Verlusten und beschädigter Ware – Die physische Inventur hilft, Unterschiede zwischen der elektronischen Erfassung und der Realität aufzudecken | Behebung möglicher Fehler im System – Unstimmigkeiten zwischen der Datenbank und dem tatsächlichen Warenbestand können rechtzeitig erkannt und behoben werden |
| Erfüllung der Unternehmensziele und Genauigkeit der Buchhaltung – Regelmäßige Inventuren stellen sicher, dass die Finanzberichte dem tatsächlichen Vermögen entsprechen | Optimierung der Lagerwirtschaft – ermöglicht eine bessere Aufteilung der Warenplatzierung und vermeidet unnötige Lagerbestände |
| Effizienzsteigerung der Lieferkette – Sie stellen fest, wo es in der Lieferung und beim Eingang in der Kette zu Fehlern oder auch zu Verzögerungen kommt | Analyse der Verkaufsfähigkeit von Produkten – Sie stellen fest, welche Waren sich nicht verkaufen und warum (Standort, Marketing, Sichtbarkeit) und welche fehlen |
| Verbesserung des Kundenerlebnisses – Optimierung der Warenmenge, weniger Ausverkäufe, bessere Verfügbarkeit | Senkung der Kapitalkosten – Minimierung unnötiger Lagerbestände setzt finanzielle Mittel für andere Investitionen frei. |
Dank der regelmäßigen Warenkontrolle erfüllt das Unternehmen nicht nur seine gesetzliche Pflicht, sondern erhält auch wertvolle Informationen für seine Wirtschaftsführung, die es im Geschäftsleben weiter nutzen kann.
Wie oft sollte man eine Inventur im Geschäft durchführen?
Die Häufigkeit der Inventur hängt von der Größe des Geschäfts, dem Sortiment und den internen Prozessen ab. Generell gilt: Je größer der Warenumschlag und je häufiger die Veränderungen im Lagerbestand sind, desto häufiger sollte die Inventur durchgeführt werden. Außerdem ist es wichtig, das Ergebnis der jährlichen Inventur zu berücksichtigen. Bei Verkaufsstellen bzw. Filialen mit schlechteren Ergebnissen ist es ratsam, häufiger Inventuren durchzuführen und sich auf den Schutz und das Management von Lagerbeständen und Vermögenswerten zu konzentrieren.
- Jährliche Inventur (Mindestpflicht) – gesetzlich vorgeschrieben, dient zum Abschluss des Rechnungslegungszeitraums und zur Abstimmung der Lagerbestände mit der Buchhaltung.
- Vierteljährliche Inventur (oder halbjährliche) – empfohlen für Geschäfte mit einem breiteren Sortiment, in denen sich leicht Fehler ansammeln, da sie hilft, einen genaueren Überblick über die Lagerbestände zu behalten. Geeignet für Geschäfte mit schlechten Ergebnissen der jährlichen Inventur und für Verkaufsstellen mit verschlechterten Ergebnissen.
- Monatliche Inventur – geeignet für Verkaufsstellen mit hohem Warenumschlag, häufigen Lieferungen und einem großen Verlustrisiko (z. B. Lebensmittel, Drogerie).
- Zyklische Inventur – laufende Kontrollen bestimmter Kategorien oder Regale. Dadurch ist es nicht notwendig, den Betrieb einzustellen, und trotzdem haben Sie die Lagerbestände unter Kontrolle.
- Partielle Inventur – Kontrolle eines bestimmten Teils des Sortiments (z. B. ausgewählte Kategorien), die es ermöglicht, Unstimmigkeiten aufzudecken, ohne den gesamten Betrieb zu unterbrechen. Geeignet z. B. für risikobehaftete Waren und für Waren mit einem höheren Preis (ein paar Brötchen vs. ein paar sehr teure Tücher).
- Ad-hoc-Inventur – außerordentliche Kontrolle bei Verdacht auf Diebstahl, Systemfehler, bei Änderung der Eigentumsverhältnisse oder bei Änderung der Lieferanten und Prozesse.
TIPP: Generell gilt: Je wertvoller oder schnelllebiger die Waren sind, die Sie verkaufen, desto häufiger sollten Sie die Inventur der Verkaufsstelle (Wareninventur) in Ihren Plan aufnehmen.
Vorgehen bei der Durchführung einer Inventur im Geschäft
Damit die Inventur effizient und mit möglichst geringen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb des Geschäfts abläuft, ist es gut, sich an ein klares Vorgehen zu halten. Die bewährten Schritte sind unserer Meinung nach die folgenden:
- Vorbereitung der Inventur – Festlegung des Termins, Verarbeitung aller Lagerbewegungen (Wareneingänge, Warenausgänge, Transfers usw.), Aufräumen der Räumlichkeiten, Schließen oder Einschränken des Verkaufs, Vorbereitung von Formularen oder mobilen Geräten (Lesegeräte).
- Aufteilung der Arbeit – Zusammenstellung von Teams, Zuweisung bestimmter Abschnitte oder Kategorien an einzelne Mitarbeiter, Schulung in der Methodik und der Art und Weise der Inventur und Inventarisierung.
- Physische Zählung – manuelles Nachzählen der Waren direkt im Verkaufsraum oder im Lager, Kontrolle der Anzahl der Stücke, Verpackungen oder Einheiten, Kennzeichnung der bereits gezählten Artikel, um Dopplungen zu vermeiden.
- Vergleich mit dem Buchhaltungsstand (Untersuchung von Differenzen) – Erfassung der Ergebnisse in der Software, Vergleich der tatsächlichen Bestände mit den Aufzeichnungen, Identifizierung von Differenzen (Fehlbestand, Überschuss, fehlerhaft geführte Karten).
- Auswertung der Inventur – Analyse der Ergebnisse, Suche nach den Ursachen für Unstimmigkeiten, Vorschlag von Maßnahmen zur Fehlerbegrenzung, Aktualisierung des Lagersystems und Vorbereitung der Unterlagen für die Buchhaltung.
Gut zu beachten: Die Beschreibung des Inventurprozesses im Geschäft oben zeigt, dass es bei der Inventur nicht nur um das Zählen selbst geht, sondern auch um die Organisation, die Fehlervermeidung und auch um die anschließende Auswertung.
Eigene Inventur vs. Inventur von Profis
Händler stehen oft vor der Entscheidung, ob sie die Inventur mit eigenen Kräften (mit ihren Mitarbeitern) bewältigen oder sie lieber einem spezialisierten Unternehmen anvertrauen sollen. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile – es hängt von der Größe des Betriebs, den Kapazitäten der Mitarbeiter, den Anforderungen an Genauigkeit und Geschwindigkeit usw. ab.
| Faktor | Eigene Inventur (Inhouse) | Inventur von Profis |
| Kosten | ✅ Geringer – Sie nutzen Mitarbeiter | ❌ Höher – Sie bezahlen ein externes Unternehmen |
| Zeit | ❌ Benötigt mehr Zeit des internen Teams | ✅ Schnellerer Ablauf dank Experten |
| Genauigkeit | ❌ Höheres Fehlerrisiko aufgrund von Unerfahrenheit | ✅ Präzise dank Experten und Technologie |
| Objektivität | ❌ Risiko der Verzerrung durch Mitarbeiter | ✅ Unabhängigkeit = unparteiische Ergebnisse |
| Termin | ✅ Der Termin liegt vollständig in Ihrer Hand | ❌ Termine abhängig von der Verfügbarkeit des Unternehmens |
| Belastung | ❌ Notwendigkeit, interne Mitarbeiter abzustellen | ✅ Minimale Auswirkungen auf Ihren Betrieb |
| Berichterstattung | ❌ Begrenzt, oft nur grundlegende Aufzeichnung | ✅ Professionell inkl. Vorschlag von Maßnahmen |
Die obige Tabelle zeigt, dass eine eigene Inventur für kleinere Geschäfte geeignet sein kann, aber für größere Betriebe oder dort, wo man eine max. Genauigkeit und Geschwindigkeit erwartet, lohnt sich eine professionelle Lösung.
TIPP: Wenn Sie die Inventur lieber von Ihren eigenen Mitarbeitern durchführen lassen und sie gleichzeitig genau und effizient gestalten möchten, bieten wir Ihnen dazu unsere Expertensoftware an. Und wir verleihen Ihnen auch gerne Lesegeräte und andere Hardware.
Expertentipps für die Inventur im Geschäft
Die Inventur kann zeitaufwendig und organisatorisch anspruchsvoll sein. Wenn Sie sie aber gut planen und bewährte Verfahren anwenden, können Sie sie schneller, mit weniger Fehlern und ohne unnötigen Stress bewältigen.
- Bereiten Sie sich im Voraus vor – legen Sie den Termin fest, bereiten Sie Formulare und Lesegeräte vor, sorgen Sie für die Organisation
- Verwenden Sie Codeleser – sie eliminieren Fehler, beschleunigen alles und erleichtern den Vergleich mit der Datenbank
- Stoppen Sie den Wareneingang und -ausgang – führen Sie während der Inventur keine Warenbewegungen durch
- Teilen Sie das Geschäft in Abschnitte ein – gehen Sie zonenweise vor, damit Sie einen Überblick darüber haben, was gezählt ist
- Konzentrieren Sie sich auf risikobehaftete Artikel – teurere oder häufig verschwindende Waren sollten Sie lieber separat kontrollieren
- Sorgen Sie für Ruhe bei der Arbeit – eliminieren Sie Störfaktoren und beziehen Sie nur ausgewählte Mitarbeiter ein
- Werten Sie die Inventur sofort aus – denn frische Ergebnisse haben den größten Aussagewert
- Passen Sie die Zählreihenfolge an – und zwar der realen Lagerung und gehen Sie systematisch von links nach rechts vor (führen Sie die Inventur niemals in der Reihenfolge durch, wie Sie sie in der Buchhaltung oder auf vorgedruckten Listen haben)
- Führen Sie die Inventur immer blind durch – also so, dass der Inventurmitarbeiter im Voraus nicht weiß, welche Zahlen er erreichen soll.
Und nach ihrer Abwicklung? Geben Sie die Schlussfolgerungen direkt weiter und leiten Sie im Unternehmen gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ein, damit Sie die internen Prozesse ohne unnötige Verzögerung effizienter gestalten und optimieren können.
Benötigen Sie Hilfe bei der Inventur? Wir sind für Sie da Wir bieten schlüsselfertige Inventuren an, insbesondere Wareninventuren oder Anlageninventuren. Und wir stehen Ihnen auch zur Seite, wenn Sie nur eine Inventurberatung benötigen oder anschließend eine Inventurprüfung durchführen lassen möchten. Mehr dazu in der Übersicht der Inventurdienstleistungen.
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